Trong bối cảnh toàn cầu hóa – hiện đại hóa hiện nay, việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam để tăng cường mở rộng hoạt động kinh doanh của các tổ chức nước ngoài đang ngày nhận được nhiều sự quan tâm của các cá nhân/tổ chức. Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện một cách hoàn chỉnh và chuẩn xác các thông tin nhằm đảm bảo an toàn về mặt pháp lý cho cá nhân/tổ chức. Sau đây, hãy cùng Replus tìm hiểu một số thông tin về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài nhé!
Tìm hiểu về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Căn cứ theo điều 16 Luật thương mại 2015, đã quy định về khái niệm thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập dưới sự công nhận của pháp luật nước ngoài. Ngoài ra, thương nhân nước ngoài được quyền đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Khi hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ thực thi đúng quy định và có khả năng chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Từ đó có thể hiểu, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc dưới sự quản lý của thương nhân nước ngoài để thực hiện một số hoạt động thương mại trong phạm vi cho phép.
Bên cạnh đó, việc tiến hành làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được xem là một bước quan trọng nhằm xác định văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Điều kiện thực hiện giấy phép thành lập văn phòng nước ngoài
Theo điều 7 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP, đã quy định một số điều kiện thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài như sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập và đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện tại Việt Nam phải là thành viên được sự chấp thuận của pháp luật tại các quốc gia, vùng lãnh thổ này.
- Tính từ ngày đăng ký và bắt đầu kinh doanh, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng điều kiện đã hoạt động trên thị trường kinh tế ít nhất 1 năm.
- Giấy tờ quan trọng liên quan đến việc đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài phải còn thời hạn quy ít nhất là 01 năm được tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung về hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam, nếu không phù hợp phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài cần chuẩn bị
Để quá trình thành lập văn phòng đại diện được diễn ra thuận lợi nhất, pháp luật Việt Nam đã ban hành các chính sách hỗ trợ. Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ – CP, đã quy định rõ về hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài bao gồm:
- Đơn đề nghị yêu cầu được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định của Bộ Công Thương có chữ ký của đại diện pháp nhân có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và các giấy tờ có liên quan khác cùng giá trị của thương nhân nước ngoài.
- Văn bản của thương nhân nước ngoài đề cử người đứng đầu đại diện trụ sở văn phòng.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ đóng thuế hoặc thống kế tài chính trong năm gần nhất hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận và chứng minh sự tồn tại hoạt động tài chính trong năm gần nhất.
- Các giấy tờ cá nhân quan trọng bao gồm: bản sao hộ chiếu hoặc CMND/CCCD đối với người Việt Nam. Còn người nước ngoài cần có bản sao hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp.
Các bước thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài có vai trò quan trọng, tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hiểu và nắm rõ từng bước thực hiện. Sau đây, Replus sẽ giới thiệu đến bạn quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài theo Điều 11 Nghị định – 07/2016/NĐ – CP:
Bước 1: Nộp hồ sơ lên cơ quan thành lập văn phòng đại diện
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các thương nhân thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài một cách dễ dàng, các doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua 3 hình thức sau: nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến trong trường hợp không có thời gian đến cơ quan cấp giấy phép tại nơi đặt văn phòng đại diện.
Bước 2: Cơ quan cấp giấy phép tiếp nhận và đánh giá hồ sơ
Cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra và ra quyết định yêu cầu bổ sung trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài.
Ngoại trừ trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 11 theo Nghị định – 107/2016/NĐ – CP, cơ quan cấp giấy phép có quyền cấp hoặc không chấp nhận cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài, trong khoảng thời gian 7 ngày kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ. Đối với trường hợp không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền cần phải có văn bản nêu rõ lý do không hợp lệ.
Bên cạnh đó, trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài chưa được chính thức quy định thông qua văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, cơ quan cấp giấy phép cần tiến hành thực hiện công đoạn gửi văn bản lấy ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
Kể từ ngày tiếp nhận văn bản xin ý kiến từ cơ quan cấp giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành cần có văn bản thể hiện việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập văn phòng đại diện. Theo đó, văn bản cần nêu rõ lý do hợp lý trong trường hợp không chấp nhận ý kiến của cơ quan cấp giấy phép trong thời hạn 5 ngày.
Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ về thành lập văn phòng đại diện
Sau khi nhận được ý kiến chấp thuận từ Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp giấy phép cấp tiến hành thực hiện quy trình cấp hoặc không cấp giấy phép về việc thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong thời hạn 5 ngày làm việc, trong đó cần có lý do thuyết phục cho trường hợp không cấp phép.
Câu hỏi về thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Giấy phép thành lập văn phòng nước ngoài hết hạn khi nào?
Thông thường, giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài có hiệu lực sử dụng trong vòng 5 năm. Thời gian của giấy phép thành lập văn phòng không được vượt quá thời hạn còn lại của các thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài như: giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tùy thân của doanh nghiệp có giá trị tương đương.
Tuy nhiên, khi giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài hết hiệu lực, thương nhân có quyền được phép gia hạn thêm thời gian. Hồ sơ xin gia hạn giấy phép thành lập phải được nộp trước khi giấy phép hết hạn ít nhất 30 ngày.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài do ai ký?
Khi thực hiện thủ tục văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, việc ký kết giấy tờ quan trọng sẽ do người có thẩm quyền thuộc quyền sở hữu công ty bên nước ngoài ký và người đứng đầu đại diện văn phòng không có quyền ký kết. Vì văn phòng đại diện chưa chính thức được thành lập nên người đứng đầu văn phòng đại diện chưa có quyền quyết định ký kết thủ tục văn phòng đại diện nước ngoài.
Mức phí thành lập văn phòng đại diện nước ngoài bao nhiêu?
Đối với mức thu lệ phí thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài của tổ chức được thu như sau:
- Trường hợp cấp mới sẽ đóng phí 3.000.000 đồng/giấy phép.
- Trường hợp cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.
- Lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được thu dưới hình thức đơn vị tiền tệ Việt Nam Đồng (VNĐ).
Trên đây là toàn bộ thông tin mà Replus chia sẻ cho doanh nghiệp về thông tin thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã bổ sung thêm cho mình những thông tin hữu ích nhằm thực hiện giấy phép thành lập văn phòng đại diện đúng theo quy định pháp luật.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
