Dịch vụ văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo trong vài năm trở lại đây đã không còn là khái niệm quá xa lạ đối với những doanh chủ tài ba. Từ những ngày đầu văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam, loại hình dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh này đã nhanh chóng nhận được nhiều sự chú ý và phát triển nhờ những giá trị to lớn mà nó mang lại. Với mô hình thông minh của mình, văn phòng ảo luôn là giải pháp thích hợp dành cho những doanh nghiệp nhỏ, ít vốn hoặc những startup mới bước chân trên con đường khởi nghiệp.

Hàng nghìn chủ doanh nghiệp trên khắp Việt Nam, đã và đang sử dụng văn phòng ảo, đều có những phản hồi rất tích cực với những tiện ích mà văn phòng ảo cho thuê đem đến. Điều này phản ánh sức hút tuyệt đối của mô hình này. Đảm bảo cho một tương lai bùng nổ hơn nữa của dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ.

Là một trong những nhà cung cấp đi đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM, với 8 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển, Replus xin chia sẻ đến bạn những giải đáp cặn kẽ nhất  về dịch vụ văn phòng ảo, cũng như toàn bộ các vấn đề liên quan khi sử dụng mô hình văn phòng đại diện này. Hãy đọc bài viết sau để có cái nhìn tổng quát nhất trước khi quyết định sử dụng bạn nhé!

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ
van phong ao

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo được xem như là mô hình văn phòng tiết kiệm nhất, đặc biệt với các loại chi phí có tính chất leo thang cao như: phí thuê nhà, thuê mặt bằng, phí cho nguồn nhân lực, chi phí điện nước và các dịch vụ khác,…

Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp không có không gian văn phòng thực, một địa chỉ có thể gửi thư và hỗ trợ cho các công tác văn phòng.

Văn phòng ảo cho phép các tổ chức duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp tại các thị trường trên thế giới mà không cần thuê không gian thương mại ở mọi địa điểm.

Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng ảo hiện nay

Ưu điểm của văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí văn phòng của bạn ở mức tối đa

Bài toán về chi phí văn phòng chính là bài toán đau đầu nhất đối với mọi doanh nghiệp. Sự thành công của văn phòng ảo đến từ việc văn phòng ảo đã giải được bài toán này tốt như thế nào.

Chi phí thuê văn phòng ảo chỉ bằng 1/10 so với giá thuê một văn phòng truyền thống tại cùng quận. Bên cạnh đó, văn phòng ảo thường được đặt tại những địa chỉ  “vàng”, vô cùng thu hút. Việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh đẹp như vậy đối với doanh nghiệp chính là đôi cánh để vươn tới các khách hàng tiềm năng bằng vào sự uy tín và sang trọng mà địa chỉ đó mang lại.

Nhiều tiện ích hấp dẫn đi kèm

Việc phải mua sắm những thiết bị văn phòng cồng kềnh và tốn kém với chi phí cao hoàn toàn không cần thiết với những khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Văn phòng ảo cung cấp toàn bộ tiện ích văn phòng chuẩn quốc tế được liệt kê kèm theo trong gói dịch vụ khi doanh nghiệp đăng ký.

Ngoài ra, với những doanh nghiệp muốn có một bộ mặt chuyên nghiệp nhưng lại bị hạn chế về nhân lực. Văn phòng ảo còn cung cấp dịch vụ giao nhận bưu phẩm, liên lạc hiện đại, kèm theo 2 lễ tân vô cùng xinh xắn thay bạn giải quyết công việc tiếp khách và thư từ. 

Nhờ những tiện ích đi kèm thiết thực như vậy, văn phòng ảo chính là chìa khóa thành công cho những startup và doanh nghiệp trẻ mới gia nhập thị trường kinh doanh. Giúp vận hành tối đa nguồn lực tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh chính của mình mà không có bất kỳ sự lãng phí nào cả.

    Nhược điểm của văn phòng ảo

    Văn phòng ảo đã có mặt tại Việt Nam và được vận hành mượt mà từ lâu. Nhưng đối với Luật Doanh Nghiệp tại nước ta, đây vẫn còn là loại hình dịch vụ khá mới. Dù vậy, với nhiều chính sách hỗ trợ khởi nghiệp của chính phủ trong vài năm trở lại đây, cùng những dự luật sửa đổi và bổ sung có lợi cho văn phòng ảo. Chủ doanh nghiệp nếu có đầy đủ giấy tờ kinh doanh hợp lệ và giao dịch kinh doanh với khách hàng rõ ràng, không trái với quy định pháp luật thì việc xin giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ không phải là vấn đề khó.  

    Ngoài ra, về bản chất văn phòng ảo là một địa chỉ kinh doanh chia sẻ giữa nhiều doanh nghiệp, nên việc họp hành và tiếp khách cũng như những giao dịch quan trọng khác khi có nhu cầu sử dụng diện tích văn phòng thực tế sẽ phải thông qua tiến hành đặt lịch trước với bên quản lý dịch vụ, nhằm tránh cho các doanh nghiệp khách hàng bị trùng thời gian với nhau. Việc này đôi khi sẽ gây một chút phiền toái trong quá trình sử dụng.

    Văn phòng ảo tất nhiên cũng như nhiều loại hình dịch vụ khác, đều có những ưu điểm và mặt hạn chế riêng. Nhưng với những lợi ích to lớn cùng mức giá quá hấp dẫn mà văn phòng ảo đem tới cho bạn thì những hạn chế nhỏ nhoi này là hoàn toàn không đáng kể đến. Replus hy vọng những chia sẻ thật tâm về ưu khuyết điểm trên sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn khi quyết định chọn văn phòng ảo.

    Tính pháp lý của văn phòng ảo năm 2022

    Để hiểu rõ hơn về tính pháp lý của dịch vụ văn phòng ảo thời điểm hiện tại và trong tương lai xa hơn, chúng ta hãy cùng Replus điểm qua 2 khái niệm về “doanh nghiệp” và “trụ sở doanh nghiệp” được quy định ra sao theo Pháp Luật Việt Nam nhé:

    Định nghĩa về “doanh nghiệp” theo Pháp Luật Việt Nam hiện hành

    “Doanh nghiệp” được định nghĩa theo Luật Doanh Nghiệp Việt Nam là một tổ chức kinh tế được thành lập với tên riêng, có cho mình một trụ sở giao dịch chính xác và ổn định, sở hữu tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh hợp pháp.

    Khái niệm về trụ sở chính của doanh nghiệp

    Trích điều 42 Luật Doanh Nghiệp Việt Nam quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:

    “Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

    Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

    Ngoài những điều kể trên, thì Luật Doanh Nghiệp Việt Nam hoàn toàn không có quy định giới hạn 1 trụ sở được cho phép đặt bao nhiêu doanh nghiệp. Và cũng không hề có điều khoản nào cấm các công ty thuê văn phòng ảo với mục đích đặt làm địa chỉ đăng ký kinh doanh trên giấy tờ, cũng như không có bất kỳ cơ chế xử lý nào đối với trường hợp này. 

    Do đó, văn phòng ảo hoàn toàn là không vi phạm bất cứ Pháp Luật hiện hành nào, nên những doanh nghiệp đã đang và cân nhắc dùng văn phòng hoàn toàn không cần phải lo lắng về vấn đề này. Tuy nhiên, cũng cần nên lưu ý, “văn phòng ảo” nhưng hoạt động kinh doanh, những giấy tờ liên quan cũng như nghĩa vụ về thuế và các quy phạm về thương mại khác đối với doanh nghiệp là thật. Quý doanh nghiệp cần nghiêm túc chấp hành để thuận lợi hơn trong thời gian sử dụng văn phòng ảo nhé!

    pháp lý văn phòng ảo 2022
    pháp lý văn phòng ảo 2022

    Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo

    Văn phòng ảo cũng như các dịch vụ khác, trước khi sử dụng đều có những hợp đồng rõ ràng và hợp lệ nhằm đảm bảo quyền lợi của người thuê và bên cho thuê. Thể hiện sự thiện chí giữa các bên tham gia, giúp quá trình sử dụng dịch vụ của quý khách trở nên an tâm hơn.

    Mỗi công ty thường có 1 bộ hợp đồng với những điều khoản riêng, nhưng tựu chung sẽ vẫn đảm bảo những mục chính như sau:

    • Thông tin của các bên tham gia
      • Tên doanh nghiệp
      • Địa chỉ/ Trụ sở;
      • Điện thoại/ Email/ Fax
      • Mã số thuế/ Tài khoản số
      • Số chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu
      • Người đại diện theo pháp luật (nếu có)/ Chức vụ
    • Đối tượng và mục đích cho thuê:
      • Địa điểm văn phòng
      • Diện tích
      • Mục đích sử dụng
    • Giá thuê, chi phí khác
    • Phương thức và số tiền cọc, đợt thanh toán, phương thức thanh toán
    • Thời gian thuê
    • Điều kiện gia hạn thời gian thuê
    • Vấn đề cho thuê lại (nếu có)
    • Quyền, nghĩa vụ của các bên
    • Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
    • Phương thức giải quyết tranh chấp

    TƯ VẤN TRỰC TIẾP

    Cần chuẩn bị gì khi thuê văn phòng ảo?

    Mời bạn tham khảo quy trình 3 bước sau đây đối với công ty mới thành lập để phần nào nắm rõ trước khi thuê văn phòng ảo bạn cần chuẩn bị những giấy tờ gì nhé. Tất nhiên, dịch vụ pháp lý của nhà cung cấp sẽ luôn hỗ trợ và tư vấn bạn trong quá trình này, nhưng một chút sự chuẩn bị để giai đoạn này được suôn sẻ hơn thì không bao giờ là thừa đúng không nào!

    Bước 1: Các giấy tờ liên quan để thành lập doanh nghiệp

     Hãy tham khảo trình tự 6 bước sau để biết mình cần chuẩn bị những giấy tờ hay chứng từ liên quan gì khi thành lập doanh nghiệp mới nhé

    • Thứ 1: Hãy lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp để bắt đầu kinh doanh, tính toán đến cả quá trình mở rộng quy mô về sau của doanh nghiệp để biết đâu là loại hình phù hợp, đồng thời đảm bảo loại hình này hoàn toàn hợp pháp nhé!
    • Thứ 2: Hãy cho nhà cung cấp dịch vụ biết số lượng thành viên doanh nghiệp để họ tư vấn giúp bạn gói văn phòng ảo phù hợp nhất, và chuẩn bị trước bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của những thành viên đó để tiến hành các thủ tục về sau
    • Thứ 3: Đặt tên công ty là phần rất quan trọng, khởi đầu việc kinh doanh bằng một cái tên hay, hàm chứa nhiều ý nghĩa, hợp phong thuỷ,… sẽ là chìa khoá mở ra cánh cửa thành công cho bạn. Tuy nhiên, cũng cần phải chú ý những quy tắc đặt tên công ty cơ bản sau: ngắn gọn, dễ nhớ và đặc biệt phát âm tên công ty không được trùng với công ty khác. 
    • Thứ 4: Chuẩn bị số điện thoại, số fax, địa chỉ email, website riêng của công ty bạn.
    • Thứ 5: Mã số thuế, vốn điều lệ, cơ cấu doanh nghiệp.
    • Thứ 6: Hãy xác định loại hình kinh doanh hợp lệ của doanh nghiệp bạn với cơ quan có thẩm quyền
    thành lập công ty nhanh chóng với văn phòng ảo Quận 1
    Thành lập công ty nhanh chóng với văn phòng ảo Quận 1

    Bước 2: Gửi hồ sơ tới bên cho thuê văn phòng ảo để họ đứng ra giải quyết các giai đoạn còn lại

    Thứ 1: Soạn thảo hồ sơ công ty chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết.

    Thứ 2: Nộp hồ sơ đã chuẩn bị đến nhà cung cấp mà bạn đã lựa chọn để người đại diện và bộ phận pháp lý đứng ra tiến hành xử lý các thủ tục cho bạn.

    Bước 3: Hoàn tất và bắt đầu hoạt động

    Hãy mang bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh đến nơi khắc dấu để tiến hành làm con dấu pháp nhân doanh nghiệp. Các thủ tục còn lại như: các loại thuế, đăng ký tài khoản ngân hàng, hóa đơn thuế GTGT… sẽ được nhà cung cấp văn phòng ảo thay bạn hoàn tất nhanh chóng sau khi tiến hành thuê văn phòng.

      Nên thuê văn phòng ảo quận Bình Thạnh, quận 1 hay quận nào?

      Bạn có thể thuê văn phòng ảo để đặt địa chỉ đăng ký kinh doanh tại bất kỳ quận huyện thành phố nào trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, để phát huy tối đa lợi ích thiết thực nhất của văn phòng ảo là nâng cao nhận diện thương hiệu thì văn phòng ảo nên được đặt tại những địa chỉ được xác định rõ ràng, khu vực trung tâm những thành phố lớn, có mật độ kinh tế phát triển mạnh như: văn phòng ảo Bình Thạnh và văn phòng ảo quận 1. Đó là lý do hầu hết những nhà cung cấp văn phòng ảo uy tín đều nhắm đến các thành phố đông dân trực thuộc trung ương này.

      Đối với khu vực phía Nam, thì chắc chắn không thể không nhắc đến thành phố Hồ Chí Minh. Văn phòng ảo TPHCM tại các khu vực quận trung tâm như: văn phòng ảo quận 1, văn phòng ảo quận 3, văn phòng ảo quận Bình Thạnh, văn phòng ảo quận Tân Bình, văn phòng ảo Phú Nhuận,… đều là những địa chỉ “vàng” được săn đón hàng đầu.

      Tiêu biểu như văn phòng ảo quận 1, đây được xem như là địa điểm mang lại hiệu quả tốt nhất. Quận 1 với ưu thế của 1 quận hành chính trung tâm TPHCM, giao thông thuận lợi, cơ sở hạ tầng chất lượng, cực kỳ thích hợp để nâng cao vị thế và đẳng cấp một doanh nghiệp. 

      Ngoài văn phòng ảo quận 1, Replus còn sở hữu nhiều địa chỉ văn phòng ảo cho thuê khác trên toàn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Những địa chỉ mà Replus cung cấp luôn đảm bảo chất lượng rõ ràng, uy tín, dễ nhớ, mặt tiền đường lớn, quận trung tâm. Việc thuê văn phòng ảo Replus sẽ mang lại cho bạn lợi ích tốt nhất cùng nhiều sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp bạn.

      Bảng báo giá văn phòng ảo Bình Thạnh, Quận 1 TPHCM năm 2022

      Văn phòng ảo Replus hiện đang là một trong những nhà cung cấp có mức giá hấp dẫn nhất trên thị trường (chỉ từ 295.000đ/tháng), đi cùng với đó là chất lượng dịch vụ hoàn hảo và độ uy tín tuyệt đối đã giúp Replus dẫn đầu suốt 8 năm qua trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo. Replus cung cấp cho khách hàng nhiều địa chỉ hấp dẫn tại các tòa nhà cao cấp, đồng thời cùng nhiều gói dịch vụ phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng.

      văn phòng ảo Bình Thạnh
      Chỗ ngồi làm việc tại văn phòng ảo Bình Thạnh

      Gói Save

      • Cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín tại tòa nhà hạng A
      • Địa chỉ nhận thư tín và bưu phẩm
      • Dịch vụ lễ tân
      • Miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp
      • Đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phụ trách tiếp khách, giao nhận bưu phẩm, chuyển phát tận nơi cho khách hàng

      Gói Ecom

      • Toàn bộ tiện ích của gói Save
      • Miễn phí sử dụng khu vực tiếp khách chung trên toàn bộ hệ thống
      • Hỗ trợ thủ tục cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp 100% vốn Việt Nam chỉ còn 1.300.000 VND
      • Sử dụng hệ thống trang thiết bị văn phòng chuẩn quốc tế

      Gói Standard 

      • Toàn bộ tiện ích của gói Ecom
      • Miễn phí 30 bản in ấn hàng tháng
      • Tặng voucher phòng họp cao cấp 18 triệu/năm
      • Truy cập full tiện ích văn phòng

      Gói Plus

      • Toàn bộ tiện ích của gói Standard
      • Đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng
      • Bảng tên công ty đặt tại tòa nhà
      • Miễn phí duy trì tổng đài điện thoại
      • Miễn phí 50 bản in hàng tháng
      • Tặng voucher chỗ ngồi linh hoạt trị giá 3.000.000đ
      • Tặng voucher phòng họp cao cấp 27 triệu/năm

      Gói Replus

      • Toàn bộ tiện ích của gói Standard
      • Miễn phí chữ ký điện tử
      • Miễn phí 100 bản in hàng tháng
      • Tặng voucher chỗ ngồi linh hoạt trị giá 4.600.000đ
      • Tặng voucher phòng họp cao cấp 58 triệu/năm

      TƯ VẤN TRỰC TIẾP

      Ưu điểm khi khách hàng sử dụng văn phòng ảo quận Bình Thạnh, quận 1

      Các gói văn phòng ảo quận Bình Thạnh, quận 1 của chúng tôi giúp bạn linh hoạt trong việc lựa chọn các dịch vụ mà mình cần. So sánh chúng tại đây, sau đó liên hệ với Replus để bắt đầu xây dựng sự hiện diện cho doanh nghiệp của bạn:

      • Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm tại chỗ của chúng tôi cũng có thể xử lý thư từ của bạn và chào đón những vị khách đến lễ tân. 
      • Trải nghiệm không gian chuyên nghiệp để làm việc với đối tác hoặc khách hàng của bạn với phòng họp hiện đại.
      • Địa chỉ trung tâm, thông thoáng giúp khách hàng hoặc đối tác của bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng.
      • Có hệ thống phòng hội họp sang trọng, hiện đại, ấn tượng với đối tác khi thực hiện các giao dịch lớn nhỏ.
      • Chi phí để chi trả cho Văn phòng ảo tại Replus thấp hơn nhiều so với các văn phòng truyền thống thậm chí là với các đơn vị khác cũng rẻ cạnh tranh hơn nhiều.

      Replus hoàn toàn có thể đáp ứng các nhu cầu của khách hàng về một văn phòng chuyên nghiệp, mang lại hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp đồng thời sở hữu các vị trí vô cùng thuận lợi.

      Lý do bạn nên chọn dịch vụ văn phòng ảo Replus

      Nhận được sự tín nhiệm của khách hàng lớn nhỏ

      Là đơn vị 8 năm hoạt động, có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo. Replus không chỉ quan tâm đến việc cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, cung cấp cho các doanh nghiệp lớn nhỏ một văn phòng chia sẻ, thuê chỗ ngồi làm việc, Coworking Space, Mà chúng tôi còn mang đến sự thuận lợi trong việc cung cấp địa chỉ nằm tại mặt tiền, các vị trí đắc địa khắp các trung tâm và các quận huyện khác trong thành phố. 

      Ngoài ra, Replus còn mong muốn được đồng hành cùng các doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ các chủ thể kinh doanh trong hành trình khởi nghiệp.

      Tính hợp pháp

      Hiện tại, khi đến với Replus bạn cũng không cần phải lo lắng đến vấn đề pháp luật bởi các văn bản pháp lý và các quy định của các sở ban ngành tại TP.HCM trong hệ thống luật của Việt Nam. Các điều khoản văn phòng ảo không nằm trong diện không được phép hoặc nằm trong điều cấm nên bạn cũng an tâm về dịch vụ của chúng tôi.

      Mức giá hợp lý cho mọi nhu cầu về Văn phòng ảo

      Replus mang đến cho bạn các thiết kế văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn nhất. Các gói cơ bản luôn bao gồm sổ đăng ký địa chỉ, hợp đồng cho thuê tại một trong các địa điểm của chúng tôi. Giá sẽ khác nhau tùy theo vị trí, thời hạn của hợp đồng và các tiện ích bổ sung tiềm năng khác. 

        Đến với Replus, bạn không cần phải lo lắng về chi phí bởi chúng tôi có giá thuê chỗ ngồi làm việc, văn phòng ảo giá cạnh tranh cùng với tiện ích vô cùng phù hợp.

        Dịch vụ văn phòng ảo của Replus là giải pháp thông minh và hiệu quả về chi phí để quản lý các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Hãy để chúng tôi hỗ trợ về các dịch vụ văn phòng, chỗ ngồi làm việc trong khi bạn tập trung vào việc mở rộng công ty của mình mà không có chi phí chung đắt đỏ nào.

        5/5 - (539 bình chọn)
        27 khách hàng đã bình luận về bài viết này
        Cũ nhất
        Mới nhất Được like nhiều nhất
        Inline Feedbacks
        View all comments