Dịch vụ văn phòng ảo hiện đang là một không còn là khái niệm xa lạ đối với nhiều công ty trong những năm gần đây. Ngay từ những ngày đầu du nhập vào Việt Nam, loại hình dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh đã nhanh chóng nhận được nhiều sự quan tâm và phát triển bởi những giá trị to lớn mà nó mang lại.
Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo tại TP.HCM, Replus xin gửi đến bạn những câu trả lời chi tiết nhất về dịch vụ văn phòng ảo. Hãy đọc bài viết sau để có cái nhìn tổng quát nhất trước khi quyết định sử dụng thuê dịch vụ này nhé!
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là mô hình dịch vụ cho phép doanh nghiệp thuê địa chỉ kinh doanh đã đăng ký để giao dịch với khách hàng và làm văn phòng đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp có thể thuê địa chỉ đắc địa để đăng ký kinh doanh với giá cực rẻ chỉ từ 295k/tháng tại đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín tại Replus.
Văn phòng ảo là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí. Đặc biệt với các chi phí phát sinh và tăng cao như tiền thuê nhà, thuê mặt bằng, chi phí nhân sự, điện nước và các dịch vụ khác… Ngoài ra văn phòng ảo còn cho phép các công ty phát triển thương hiệu chuyên nghiệp tại các thị trường trên khắp thế giới mà không cần thuê mặt bằng thương mại.
Hàng nghìn những ông chủ doanh nghiệp trên khắp Việt Nam đã và đang sử dụng văn phòng ảo, từ đó cho ra những phản hồi rất tích cực về những lợi ích tuyệt vời mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại. Điều này phản ánh sự hấp dẫn tuyệt đối của mô hình này. Và trong một tương lai không xa đảm bảo bùng nổ hơn nữa của các dịch vụ văn phòng ảo chi phí cực phải chăng.
Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng ảo hiện nay
Ưu điểm của văn phòng ảo
Tiết kiệm tối đa chi phí văn phòng
Vấn đề chi phí văn phòng là vấn đề nhức nhối nhất đối với mọi doanh nghiệp. Vậy để giải quyết thì sự thành công của văn phòng ảo đến từ cách văn phòng ảo giải bài toán này.
Có thể bạn chưa biết, chi phí thuê văn phòng ảo chỉ bằng 1/10 với giá thuê văn phòng truyền thống cùng diện tích. Ngoài ra, văn phòng ảo thường tọa lạc tại những địa chỉ “đắc địa” cực kỳ hấp dẫn. Như vậy, sở hữu một địa chỉ giao dịch đẹp như vậy đối với doanh nghiệp chính là chắp cánh cho những khách hàng tiềm năng với sự uy tín và sang trọng mà địa chỉ đó mang lại.
Vô số tiện ích hấp dẫn đi kèm
Việc phải mua các thiết bị văn phòng cồng kềnh, đắt tiền với chi phí cao là điều hoàn toàn không cần thiết đối với khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Văn phòng ảo cung cấp tất cả các tiện ích văn phòng tiêu chuẩn quốc tế được liệt kê trong gói dịch vụ khi đăng ký kinh doanh.
Ngoài ra, đối với những công ty muốn có bộ mặt chuyên nghiệp nhưng hạn chế về nguồn nhân lực. Văn phòng ảo còn cung cấp dịch vụ chuyển phát bưu phẩm, thông tin liên lạc hiện đại, kèm theo 2 nhân viên lễ tân rất thân thiện đảm nhận việc tiếp nhận và thư từ cho bạn.
Với những tiện ích tiện ích này, văn phòng ảo chính là chìa khóa thành công cho các công ty khởi nghiệp và công ty trẻ mới gia nhập thị trường doanh nghiệp. Giúp tối đa hóa nguồn lực của bạn và hoàn toàn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn mà không lãng phí.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo đã có mặt tại Việt Nam và được vận hành mượt mà từ lâu. Nhưng đối với luật doanh nghiệp ở nước ta, đây vẫn là một loại hình dịch vụ khá mới. Tuy nhiên, với nhiều chính sách hỗ trợ khởi nghiệp của chính phủ trong những năm gần đây, cùng những sửa đổi, bổ sung có lợi cho văn phòng ảo. Nếu chủ doanh nghiệp có đầy đủ giấy tờ kinh doanh hợp lệ, hoạt động kinh doanh với khách hàng rõ ràng, không trái pháp luật thì việc xin giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ không phải là vấn đề khó khăn.
Ngoài ra, một văn phòng ảo về cơ bản là một địa chỉ kinh doanh được chia sẻ giữa nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, các cuộc họp, tiếp khách cũng như các giao dịch quan trọng khác khi cần sử dụng diện tích văn phòng thực tế sẽ phải thông qua quy trình đặt lịch hẹn trước với trưởng bộ phận, nhằm tránh việc các công ty khách hàng có cùng thời gian với nhau. Nó đôi khi sẽ gây ra một chút bất tiện trong quá trình sử dụng.
Tất nhiên, văn phòng ảo cũng giống như nhiều loại hình dịch vụ khác, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm. Nhưng với những lợi ích tuyệt vời và mức giá hấp dẫn mà văn phòng ảo mang lại cho bạn thì những hạn chế nhỏ này hoàn toàn không đáng kể. Replus mong rằng những chia sẻ chân thực về ưu nhược điểm trên sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn khi quyết định lựa chọn văn phòng ảo.
Tính pháp lý của văn phòng ảo năm 2023
Để hiểu rõ hơn về tính pháp lý của dịch vụ văn phòng ảo thời điểm hiện tại và trong tương lai xa hơn, chúng ta hãy cùng Replus điểm qua 2 khái niệm về “doanh nghiệp” và “trụ sở doanh nghiệp” được quy định ra sao theo Pháp Luật Việt Nam nhé:
Định nghĩa về “doanh nghiệp” theo Pháp Luật Việt Nam hiện hành
“Doanh nghiệp” được định nghĩa theo Luật Doanh Nghiệp Việt Nam là một tổ chức kinh tế được thành lập với tên riêng, có cho mình một trụ sở giao dịch chính xác và ổn định, sở hữu tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh hợp pháp.
Khái niệm về trụ sở chính của doanh nghiệp
Trích điều 42 Luật Doanh Nghiệp Việt Nam quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:
“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Ngoài những điều kể trên, thì Luật Doanh Nghiệp Việt Nam hoàn toàn không có quy định giới hạn 1 trụ sở được cho phép đặt bao nhiêu doanh nghiệp. Và cũng không hề có điều khoản nào cấm các công ty thuê văn phòng ảo với mục đích đặt làm địa chỉ đăng ký kinh doanh trên giấy tờ, cũng như không có bất kỳ cơ chế xử lý nào đối với trường hợp này.
Do đó, văn phòng ảo hoàn toàn là không vi phạm bất cứ Pháp Luật hiện hành nào, nên những doanh nghiệp đã đang và cân nhắc dùng văn phòng hoàn toàn không cần phải lo lắng về vấn đề này. Tuy nhiên, cũng cần nên lưu ý, “văn phòng ảo” nhưng hoạt động kinh doanh, những giấy tờ liên quan cũng như nghĩa vụ về thuế và các quy phạm về thương mại khác đối với doanh nghiệp là thật. Quý doanh nghiệp cần nghiêm túc chấp hành để thuận lợi hơn trong thời gian sử dụng văn phòng ảo nhé!
Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo cũng như các dịch vụ khác, trước khi sử dụng đều có những hợp đồng rõ ràng và hợp lệ nhằm đảm bảo quyền lợi của người thuê và bên cho thuê. Thể hiện sự thiện chí giữa các bên tham gia, giúp quá trình sử dụng dịch vụ của quý khách trở nên an tâm hơn.
Mỗi công ty thường có 1 bộ hợp đồng với những điều khoản riêng, nhưng tựu chung sẽ vẫn đảm bảo những mục chính như sau:
- Thông tin của các bên tham gia
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ/ Trụ sở;
- Điện thoại/ Email/ Fax
- Mã số thuế/ Tài khoản số
- Số chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu
- Người đại diện theo pháp luật (nếu có)/ Chức vụ
- Đối tượng và mục đích cho thuê:
- Địa điểm văn phòng
- Diện tích
- Mục đích sử dụng
- Giá thuê, chi phí khác
- Phương thức và số tiền cọc, đợt thanh toán, phương thức thanh toán
- Thời gian thuê
- Điều kiện gia hạn thời gian thuê
- Vấn đề cho thuê lại (nếu có)
- Quyền, nghĩa vụ của các bên
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
- Phương thức giải quyết tranh chấp
Cần chuẩn bị gì khi thuê văn phòng ảo?
Hãy tham khảo quy trình 3 bước dành cho doanh nghiệp mới thành lập sau đây để hiểu phần nào mình cần chuẩn bị những giấy tờ gì trước khi thuê văn phòng ảo. Tất nhiên, bộ phận pháp lý của nhà cung cấp dịch vụ sẽ luôn hỗ trợ và tư vấn cho bạn trong suốt quá trình này, nhưng một chút chuẩn bị để giai đoạn này diễn ra suôn sẻ hơn cũng không bao giờ là thừa phải không?
Bước 1: Các giấy tờ liên quan để thành lập doanh nghiệp
Hãy tham khảo trình tự 6 bước sau để biết mình cần chuẩn bị những giấy tờ hay chứng từ liên quan gì khi thành lập doanh nghiệp mới nhé
- Thứ 1: Chọn đúng loại hình doanh nghiệp để khởi nghiệp, xem xét quá trình mở rộng kinh doanh sau này để biết đâu là loại hình phù hợp, đồng thời nắm chắc loại hình này có hoàn toàn hợp pháp hay không.
- Thứ 2: Thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ số lượng công ty thành viên để họ tư vấn cho bạn gói văn phòng ảo phù hợp nhất, đồng thời chuẩn bị trước bản sao CMND hoặc hộ chiếu của các thành viên này để thực hiện các bước tiếp theo.
- Thứ 3: Đặt tên công ty là phần rất quan trọng, khởi đầu việc kinh doanh bằng một cái tên hay, hàm chứa nhiều ý nghĩa, hợp phong thuỷ,… sẽ là chìa khoá mở ra cánh cửa thành công cho bạn. Tuy nhiên, cũng cần phải chú ý những quy tắc đặt tên công ty cơ bản sau: ngắn gọn, dễ nhớ và đặc biệt phát âm tên công ty không được trùng với công ty khác.
- Thứ 4: Chuẩn bị số điện thoại, số fax, địa chỉ email, website riêng của công ty bạn.
- Thứ 5: Mã số thuế, vốn điều lệ, cơ cấu doanh nghiệp.
- Thứ 6: Hãy xác định loại hình kinh doanh hợp lệ của doanh nghiệp bạn với cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Gửi hồ sơ tới bên cho thuê văn phòng ảo để họ đứng ra giải quyết các giai đoạn còn lại
- Đầu tiên: Tạo hồ sơ công ty của bạn và chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết.
- Tiếp theo, gửi các tài liệu đã chuẩn bị cho đại diện bạn chọn và bộ phận pháp lý sẽ xử lý và xem xét các thủ tục theo từng trình tự.
Bước 3: Hoàn tất và bắt đầu hoạt động
Hãy mang bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh đến nơi khắc dấu để tiến hành làm con dấu pháp nhân doanh nghiệp. Các thủ tục còn lại như: các loại thuế, đăng ký tài khoản ngân hàng, hóa đơn thuế GTGT… sẽ được nhà cung cấp văn phòng ảo thay bạn hoàn tất nhanh chóng sau khi tiến hành thuê văn phòng.
Bảng báo giá văn phòng ảo Bình Thạnh, Quận 1 TPHCM năm 2022
Văn phòng ảo Replus hiện đang là một trong những nhà cung cấp có mức giá hấp dẫn nhất trên thị trường (chỉ từ 295.000đ/tháng), đi cùng với đó là chất lượng dịch vụ hoàn hảo và độ uy tín tuyệt đối đã giúp Replus dẫn đầu suốt 10 năm qua trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo. Replus cung cấp cho khách hàng nhiều địa chỉ hấp dẫn tại các tòa nhà cao cấp, đồng thời cùng nhiều gói dịch vụ phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Chỗ ngồi làm việc tại văn phòng ảo Bình ThạnhGói Save
- Cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín tại tòa nhà hạng A
- Địa chỉ nhận thư tín và bưu phẩm
- Dịch vụ lễ tân
- Miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp
- Đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phụ trách tiếp khách, giao nhận bưu phẩm, chuyển phát tận nơi cho khách hàng
Gói Ecom
- Toàn bộ tiện ích của gói Save
- Miễn phí sử dụng khu vực tiếp khách chung trên toàn bộ hệ thống
- Hỗ trợ thủ tục cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp 100% vốn Việt Nam chỉ còn 1.300.000 VND
- Sử dụng hệ thống trang thiết bị văn phòng chuẩn quốc tế
Gói Standard
- Toàn bộ tiện ích của gói Ecom
- Miễn phí 30 bản in ấn hàng tháng
- Tặng voucher phòng họp cao cấp 18 triệu/năm
- Truy cập full tiện ích văn phòng
Gói Plus
- Toàn bộ tiện ích của gói Standard
- Đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng
- Bảng tên công ty đặt tại tòa nhà
- Miễn phí duy trì tổng đài điện thoại
- Miễn phí 50 bản in hàng tháng
- Tặng voucher chỗ ngồi linh hoạt trị giá 3.000.000đ
- Tặng voucher phòng họp cao cấp 27 triệu/năm
Gói Replus
- Toàn bộ tiện ích của gói Standard
- Miễn phí chữ ký điện tử
- Miễn phí 100 bản in hàng tháng
- Tặng voucher chỗ ngồi linh hoạt trị giá 4.600.000đ
- Tặng voucher phòng họp cao cấp 58 triệu/năm
Tại sao bạn nên chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Replus?
Nhận được sự tín nhiệm của khách hàng lớn nhỏ
Là đơn vị đã hoạt động được 10 năm, chúng tôi có bề dày kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Replus không chỉ quan tâm đến việc cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, cung cấp văn phòng chia sẻ cho các doanh nghiệp lớn nhỏ, cho thuê văn phòng, co-working space… Ngoài ra, Replus mong muốn được đồng hành cùng startup và hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình khởi nghiệp sáng tạo.
Tính hợp pháp
Giờ đây, đến với Replus, bạn không cần lo lắng về các vấn đề pháp lý bởi đã có các văn bản pháp quy và quy định của sở TP.HCM trong hệ thống pháp luật Việt Nam. Các điều kiện của văn phòng ảo luôn nằm trong diện được phép thực hiện theo pháp luật ban hành vì vậy bạn có thể yên tâm sử dụng.
Giá cả phải chăng phù hợp với mọi nhu cầu về Văn phòng ảo
Replus cung cấp thiết kế văn phòng ảo hoàn hảo cho các nhu cầu cụ thể của bạn. Gói cơ bản luôn bao gồm sổ địa chỉ và hợp đồng thuê tại một trong các địa điểm của chúng tôi. Giá thay đổi theo vị trí, thời hạn hợp đồng và các tiện ích bổ sung tiềm năng khác. Khi đến với Replus, bạn không phải lo lắng về chi phí vì chúng tôi có giá của các dịch vụ coworking space hay văn phòng ảo đều không quá cạnh tranh trên thị trường.
Dịch vụ Văn phòng ảo Replus là một giải pháp thông minh và giá cả phải chăng để quản lý các nhu cầu hành chính của doanh nghiệp bạn. Hỗ trợ khách hàng của bạn với các dịch vụ văn phòng và không gian làm việc trong khi bạn tập trung phát triển doanh nghiệp của mình mà không phải trả chi phí cao.
LỜI KẾT
Hi vọng qua bài viết này, Replus đã đúc kết đầy đủ thông tin chi tiết nhất về dịch vụ cho thuê Văn phòng ảo. Từ đó có thể giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm cho bản thân, tỉnh táo trước vô số cạm bẫy của thị trường bất động sản văn phòng. Nếu bạn vẫn còn đang thắc mắc hay cần sự tư vấn về các gói dịch vụ văn phòng thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline dưới đây.
- Website: replus.vn – replus.com.vn
- Hotline: 0932 678 626
- Email: info@replus.com.vn
