Thế nào là văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện hay còn gọi là Representative office, là đơn vị không thuộc về doanh nghiệp nào cũng không trực tiếp kinh doanh. Chỉ khi có doanh nghiệp ủy quyền, còn lại không được phép ký kết hợp đồng kinh doanh với đối tác. Họ cũng là đơn vị quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện gồm: những hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn…
Mục đích cao nhất của việc thành lập văn phòng đại diện là để thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu công ty đang tìm một địa chỉ pháp lý thuận lợi để giao dịch, không có nhu cầu thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời thì thành lập văn phòng đại diện là giải pháp tối ưu nhất.
Làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện?
Bất kỳ công ty nào cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện ở cả trong và ngoài nước. Doanh nghiệp có thể tùy ý thành lập từ một đến một số văn phòng đại diện trên một địa bàn tùy theo địa giới hành chính. Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, trước hết công ty phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp giấy phép.
Muốn thành lập văn phòng đại diện cần những gì?
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ gồm:
- Giấy thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật
- Một bản CMND/CCCD/ Hộ chiếu đã được công chứng của người đại diện văn phòng
- Bản sao công chứng giấy CN ĐKKD/ Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ
- Một bản CMND/CCCD/Hộ chiếu được công chứng của người nộp hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi mà bạn đặt chi nhánh. Hoặc nộp hồ sơ qua cổng thông tin.
Bước 3: Hãy kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tại phòng Đăng ký kinh doanh
Bước 4: Nhận kết quả theo ngày hẹn trên giấy biên nhận tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Ngành, nghề đăng ký hợp pháp
- Tên văn phòng đại diện đặt theo quy định của pháp luật;
- Có văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật;
- Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ;
- Nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp đầy đủ.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn phải chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ dựa trên phản hồi từ Cơ quan đăng ký kinh doanh.
>Tham khảo: Vì sao cần thành lập công ty? lợi ích khi thành lập doanh nghiệp
Ai là người đứng đầu văn phòng đại diện?
Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là ai? Đây là người có quốc tịch Việt Nam hoặc là người nước ngoài, người này có vai trò giống với người đứng đầu một doanh nghiệp tại Việt Nam. Họ đứng ra chịu trách nhiệm về những hoạt động của văn phòng khi được ủy quyền.
Khi người đứng đầu này rời khỏi Việt Nam phải ủy quyền lại cho người khác tiếp tục thực hiện công việc của mình. Tuy nhiên, người đứng ra quản lý văn phòng đại diện phải đảm bảo đáp ứng và đáp ứng các điều kiện của thương nhân nước ngoài. Đồng thời không được đảm nhiệm một số chức vụ, chức vụ đã được quy định trong pháp luật Việt Nam.
Văn phòng đại diện có chức năng hữu ích gì?
Theo quy định Văn phòng đại diện, mô hình này hoạt động với vai trò trung gian tìm hiểu thị trường và tìm cơ hội đầu tư cho chủ doanh nghiệp. Văn phòng đại diện là nơi các đối tác có thể liên hệ, gặp gỡ, xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác. Đồng thời nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm và hoàn thiện thông tin cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường, nguồn đối tác mới.
Ngoài ra, hoạt động nghiên cứu thị trường được thực hiện ngay tại văn phòng đại diện, qua đó phát hiện các hành vi xâm phạm sở hữu trí tuệ hoặc các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ. Ngoài ra, văn phòng đại diện không được tham gia vào bất kỳ hoạt động thương mại sinh lợi nào khác. Không tự ý sửa đổi, hoàn thiện, ký kết hợp đồng riêng, trừ trường hợp đặc biệt: có giấy ủy quyền hợp pháp.
Hạch toán kế toán
Việc hạch toán văn phòng đại diện phụ thuộc vào chủ sở hữu công ty. Theo quy định về thuế của nhà nước, văn phòng đại diện công ty không phải nộp thuế môn bài do không phát sinh thu chi. Đồng thời, văn phòng đại diện phải có mã số thuế nhưng không phải khai thuế thu nhập và không phải thực hiện nghĩa vụ kế toán. Ngoài ra, văn phòng đại diện có thể lập luôn báo cáo tài chính nội bộ theo yêu cầu của công ty mẹ.
Bộ máy thành lập văn phòng đại diện
Gồm hai bộ phận chính là lãnh đạo văn phòng đại diện và bộ máy giúp việc Trưởng văn phòng đại diện cục. Trong đó:
- Lãnh đạo văn phòng đại diện gồm: một trưởng phòng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và không quá hai Phó trưởng phòng đại diện, phụ trách một số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công.
- Bộ máy hỗ trợ của Trưởng văn phòng đại diện cục là tổ hành chính (bao gồm cả phân tích tài chính kế toán) và tổ Kế hoạch – Tổng hợp.
Trình tự thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị do Cục trưởng trực thuộc Văn phòng đại diện cục đưa ra quyết định. Trưởng văn phòng có nhiệm vụ soạn thảo quy chế tổ chức và hoạt động trình Cục trưởng phê duyệt.
Replus đã tổng hợp những điều trên mà công ty cần biết khi thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng với những thông tin cung cấp cần thiết và chính xác nhất sẽ giúp quý công ty hiểu thêm về bản chất cũng như cách vận hành bên trong. Từ đó là bàn đạp hỗ trợ nhiều hơn nữa cho việc kinh doanh của quý công ty trong tương lai.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
