Thành lập văn phòng đại diện và những điều cần biết

Mặc dù không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết hợp đồng kinh tế mà chỉ được phép ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Song, văn phòng đại diện vẫn là hình thức văn phòng được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng bởi tính linh động của chúng. Sử dụng văn phòng đại diện có thể hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng mạng lưới kinh doanh, đồng thời kịp thời nắm bắt xu hướng/ tình hình của thị trường để thích ứng. Vậy văn phòng đại diện là gì? Những điều cần biết khi thuê mô hình văn phòng này?

 

Khái niệm văn phòng đại diện


Văn phòng đại diện (hoặc văn phòng ảo cho thuê) tiếng Anh là gì? Đó là representative office, hay nói một cách vắn tắt, văn phòng đại diện là một đơn vị không trực tiếp kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp. Chỉ khi văn phòng đại diện có được sự ủy quyền từ trụ sở chính, còn lại không được phép ký kết những hợp đồng kinh doanh với đối tác. Doanh nghiệp sẽ quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm luôn những hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn,… tất cả đều thông qua trụ sở chính.

van-phong-dai-dien
Văn phòng đại diện

Mục đích cao nhất của thành lập văn phòng đại diện là tiến hành những hoạt động tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một địa chỉ đắc địa, hợp pháp để giao dịch, không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời thì thành lập văn phòng đại diện là giải pháp tối ưu nhất.

Quyền thành lập văn phòng đại diện


Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sở hữu quyền được thành lập văn phòng đại diện ở cả trong và ngoài nước. Doanh nghiệp có thể tùy ý đặt từ một đến nhiều văn phòng đại diện trên một khu vực căn cứ theo địa giới hành chính. Với trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước thì trước hết doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh để được cấp phép.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

thu tuc thanh lap van phong dai dien
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Replus

Thủ tục thành lập doanh nghiệp được tiến hành theo những bước sau

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập doanh nghiệp

Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

  • Thông báo lập văn phòng đại diện;
  • Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
  • 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
  • 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi đặt chi nhánh. Hoặc nộp hồ sơ quả Cổng thông tin.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ theo ngày hẹn trên giấy biên nhận tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Lưu ý:

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  1. Ngành, nghề đăng ký kinh doanh theo đúng quy định;
  2. Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật;
  3. Có trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật;
  4. Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật;
  5. Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Nếu hồ sơ không hợp lệ bạn cần sửa đổi, bổ sung theo phản hồi của phòng đăng ký kinh doanh.

>>Tham khảo: Vì sao cần thành lập công ty? lợi ích khi thành lập doanh nghiệp

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?


Người đứng đầu trong văn phòng đại diện gọi là gì? Đó là người vai trò khá giống với người đứng đầu trong một doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là người có thể mang quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài, đứng ra chịu trách nhiệm về những hoạt động của văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền.


Khi người đứng đầu này xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đó phải tiến hành ủy quyền lại cho người khác để tiếp tục thực hiện những công việc của mình. Song, người đảm nhận vị trí đứng đầu trong văn phòng đại diện phải đảm bảo đáp ứng và thỏa mãn được những điều kiện của thương nhân nước ngoài. Đồng thời không được đảm nhận một số chức vụ và vị trí được quy định tại luật pháp Việt Nam.

Chức năng của văn phòng đại diện

van-phong-dai-dien
Thành lập văn phòng đai diện


Căn cứ theo quy định về văn phòng đại diện thì mô hình này có chức năng như một khâu trung gian nhằm tìm hiểu thị trường, tìm cơ hội đầu tư cho chủ sở hữu doanh nghiệp. Văn phòng đại diện là nơi để đối tác liên lạc, gặp gỡ, xúc tiến xây dựng dự án hợp tác. Đồng thời nghiên cứu đối thủ, tìm kiếm và bổ khuyết thông tin cho doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và nguồn đối tác mới.

>> Mời bạn tham khảo: Top 5 toà nhà cho thuê văn phòng ảo quận 1, văn phòng đại diện


Không chỉ thế, những hoạt động rà soát thị trường được tiến hành ở văn phòng đại diện, từ đó phát hiện ra những hành vi xâm phạm sở hữu trí tuệ hoặc các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ. Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Không sửa đổi, bổ sung hoặc tự mình nhân danh ký kết hợp đồng riêng trừ trường hợp đặc biệt: có giấy ủy quyền hợp pháp.

Hạch toán kế toán văn phòng đại diện


Việc hạch toán kế toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp chủ sở hữu. Dựa theo quy định về thuế của Nhà nước thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp không phải nộp thuế môn bài do không có hoạt động thu – chi. Đồng thời văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế, song không cần nộp báo cáo thuế thu nhập và không cần thực hiện nghĩa vụ sổ sách kế toán. Thêm nữa, phía văn phòng đại diện có thể vẫn thực hiện việc lập báo cáo tài chính nội bộ khi công ty mẹ yêu cầu.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Gồm hai bộ phận chính là lãnh đạo văn phòng đại diện và bộ máy giúp việc Trưởng văn phòng đại diện cục. Trong đó:

  • Lãnh đạo văn phòng đại diện cục có: 1 Trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và pháp luật và toàn bộ về hoạt động. Và không quá 02 Phó Trưởng phòng đại diện giúp việc cho Trưởng phòng, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công.
  • Bộ máy giúp việc Trưởng văn phòng đại diện cục có: tổ Hành chính (gồm cả công tác tài chính kế toán) và tổ Kế hoạch – Tổng hợp.

Quá trình thành lập, sáp nhập hoặc giải thể đơn vị trực thuộc Văn phòng đại diện cục và do Cục trưởng ra quyết định. Trưởng văn phòng có vai trò xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động để trình lên Cục trưởng phê duyệt.


Trên đây là những điều cần biết khi doanh nghiệp tiến hành thành lập một văn phòng đại diện mà Replus tổng hợp. Hy vọng những thông tin vừa rồi đã cung cấp đã cho bạn những thông tin cần thiết và chính xác nhất, hiểu thêm về bản chất và cách vận hành nội bộ. Từ đó là bàn đạp hỗ trợ doanh nghiệp bạn thêm vững vàng trong những hoạt động kinh doanh cũng như hành chính trong tương lai.

 

5/5 - (8 bình chọn)
0 khách hàng đã bình luận về bài viết này
Inline Feedbacks
View all comments