Có nên thuê văn phòng ảo không? Tính hợp pháp

Văn phòng ảo giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm hơn 69% chi phí văn phòng mà vẫn có ngay một địa chỉ đắc địa. Đây là giải pháp tối ưu dành cho các start-up cũng như doanh nghiệp mới thành lập. Tuy nhiên, lợi ích to lớn cũng đi kèm với nhiều nguy cơ nếu như bạn chưa có kinh nghiệm đầy đủ về loại hình này. Hãy tham khảo bài viết sau để biết văn phòng ảo có hợp pháp không? Có nên thuê văn phòng ảo? Và nhiều giải đáp khác.

1. Văn phòng ảo có hợp pháp không ?

Luật Doanh nghiệp 2005 (LDN) định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở kinh doanh ổn định, được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Cho đến nay, chưa có một quy định pháp lý nào cấm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để thuê trụ sở kinh doanh. Cũng như, chưa có một cơ chế xử lý nào đối với vấn đề này. Qua đó, đã thúc đẩy loại hình dịch vụ văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ tại các thành phố lớn như TP.HCM và Hà Nội

văn phòng ảo là hình thức văn phòng hợp pháp
Văn phòng ảo là hình thức văn phòng hợp pháp

Tuy nhiên, chúng ta không được quá chủ quan. Các doanh nghiệp cần phải trung thực khi khai báo trụ sở kinh doanh. Sở Kế hoạch và đầu tư TP.HCM dù không kiểm soát về mô hình hoạt động của doanh nghiệp nhưng vẫn kiểm soát về ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp.

Tóm lại văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp. Các doanh nghiệp chỉ cần phải chú ý lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp và làm theo các quy định rõ ràng của Nhà nước thì sẽ không gặp phải bất cứ vấn đề gì trong quá trình kinh doanh.

2. Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh ?

Luật Doanh nghiệp ở nước ta vẫn chưa có 1 quy định cụ thể nào về việc 1 địa chỉ có thể đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Hình thức văn phòng ảo cũng áp dụng tương tự. Tuy nhiên, lại có luật quy định cụ thể về trụ sở giao dịch như thế nào:

  • Phải có địa chỉ giao dịch rõ ràng.

  • Phải nằm trên lãnh thổ của Việt Nam.

  • Phải xác định được rõ ràng số nhà, xã, phường, tỉnh (thành phố).

  • Địa chỉ này phải được đăng ký với cơ quan phụ trách cấp giấy phép kinh doanh.

văn phòng ảo được phép đăng ký thành lập doanh nghiệp
Văn phòng ảo được phép đăng ký thành lập doanh nghiệp

Doanh nghiêp chắc chắn có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để đăng ký địa chỉ trụ sở kinh doanh cho doanh nghiệp mình mà không vi phạm luật pháp. Tuy nhiên, vẫn cần phải chú ý một số quy định nhỏ cũng như biết cách chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để tránh những sai phạm đáng tiếc xảy ra.

3. Các vấn đề phát sinh khi quyết định thuê văn phòng ảo

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp của bạn đôi khi cũng sẽ gặp phải những rắc rối khó tránh sau đây. Mà đa số đều xuất phát từ việc lựa chọn nhà cung cấp không uy tín.

Đội ngũ lễ tân thiếu chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, tức là bạn không cần phải làm việc tại văn phòng của công ty cung cấp dịch vụ, mà bạn có thể làm việc ở bất kì nơi đâu và bất cứ khi nào bạn muốn.

Bạn chỉ tới văn phòng mỗi khi cần tiếp khách hàng, gặp gỡ đối tác và sẽ được đội ngũ lễ tân của công ty văn phòng ảo hỗ trợ trong khâu đó. Hình ảnh của doanh nghiệp bạn lúc này sẽ được thể hiện có chuyên nghiệp, có ấn tượng trong mắt của khách hàng, đối tác hay không.

Lễ tân văn phòng ảo Replus
Lễ tân văn phòng ảo Replus

Vậy nên, với những công ty văn phòng ảo còn non nớt kinh nghiệm thì nhân viên lễ tân của họ sẽ chưa có nghiệp vụ vững, còn thiếu sót trong công việc. Và điều đó sẽ khiến cho hình ảnh của bạn sẽ suy giảm và tạo sự không hài lòng với khách hàng.

Khả năng cung cấp dịch vụ kém

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không những là việc cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh đẹp để đăng ký giấy phép kinh doanh, văn phòng giao dịch mà còn cung cấp cho bạn những không gian khác như phòng tiếp khách, phòng họp, khu vực sảnh chờ…. Và nhiều tiện ích khác nữa.

phòng khách văn phòng ảo Replus
Phòng khách văn phòng ảo Replus

Và bạn biết đó, ở mỗi tòa nhà, công ty văn phòng ảo có thể cho nhiều doanh nghiệp thuê địa chỉ kinh doanh và nhu cầu về những không gian kể trên là rất lớn. Nếu gặp phải trường hợp có nhiều khách hàng cùng có nhu cầu sử dụng phòng khách lúc đó, nhưng khả năng đáp ứng lại không đủ thì rất dễ gây cảm giác khó chịu cho bạn cũng như khách hàng của bạn.

Chính vì vậy, cần lựa chọn công ty cung cấp có thể cung cấp dịch vụ tốt để công việc của bạn không bị gián đoạn.

Những điều kiện trong hợp đồng rõ ràng

Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, trong hợp đồng cho thuê văn phòng thường có những mánh khóe, những điều khoản không rõ ràng, cụ thể. Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn gặp khó khăn khi giải quyết những vấn đề đó, do không được quy định trong hợp đồng. Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không tìm hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản.

Vì vậy, lựa chọn những công ty uy tín sẽ giúp cho bạn yên tâm hơn trong quá trình kinh doanh của mình, tránh được những rủi ro không mong muốn.

Rò rỉ thông tin

Sử dụng văn phòng ảo thì trong đó có tiện ích như nhận thư từ/ bưu phẩm từ đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vi cho phép…

Nếu như bạn không sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm thì việc bạn bị rò rĩ về thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các khách hàng và đối tác hoàn toàn có thể xảy ra. Khi đó, bạn có chắc công việc kinh doanh của bạn còn thuận lợi hay không?

Giá cả so với chất lượng dịch vụ không cân xứng

Với mức giá chỉ từ khoảng 300.000đ/ tháng, bạn đã có thể tận hưởng được rất nhiều tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo mang lại. Nhưng thực tế, thì chất lượng các tiện ích bạn nhận được có tương xứng với giá trị bạn bỏ ra hay không.

Văn phòng ảo 4.0
Văn phòng ảo 4.0

Mặc dù, chỉ từ 300 ngàn đồng bỏ ra mỗi tháng không phải là số tiền lớn, nhưng công việc của bạn lại cần sử dụng dịch vụ lâu dài và tương lai sẽ nâng cấp lên những gọi văn phòng cao hơn thì chi phí đó lại không hề nhỏ đâu nhé!

Để đánh giá được chi phí bỏ ra so với dịch vụ có tương xứng hay không có thể xét tới các yếu tố như: không gian làm việc, nhân viên lễ tân, chăm sóc khách hàng, trang thiết bị máy móc và quan trọng nhất trong các yếu tố đó là địa chỉ kinh doanh. Địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh thông thường phải đẹp, dễ nhớ, nằm ở những vị trí thuận tiện, dễ di chuyển tới các khu vực khác và gần các khu trung tâm thương mại, ngân hàng để việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng dễ dàng.

Nếu lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ không uy tín, thì với số tiền bạn bỏ ra liệu có xứng đáng với giá trị bạn nhận được hay không!

Các dịch vụ khác đi kèm

Đa phần với các công ty văn phòng ảo còn nhỏ lẻ, chưa xây dựng được hình ảnh thương hiệu tốt thì họ vẫn có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm như: Thành lập doanh nghiệp trọn gói, cho thuê phòng họp, dịch vụ kế toán,…

Văn phòng ảo là người bạn đồng hành quý báu cho bước đầu khởi nghiệp gian nan. Việc thành công của bạn phụ thuộc vào công ty cung cấp văn phòng ảo bởi những tiện ích bạn nhận được sẽ hỗ trợ cho quá trình hoạt động của bạn rất nhiều. Nhưng nếu chọn sai sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối, từ các thủ tục pháp lý, cho tới việc gây dựng hình ảnh công ty và ổn định quá trình kinh doanh.

Replus với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo cam kết sẽ đồng hành và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để nhận báo giá, tư vấn chuyên nghiệp và thông tin khuyến mãi mới nhất:

GỌI MIỄN PHÍ

Mời bạn xem thêm: top 5 công ty cho thuê văn phòng ảo quận 1