Trong thời kỳ kinh tế phát triển, văn phòng đại diện đang nhận được nhiều sự quan tâm từ các nhà đầu tư với mục đích mở rộng kinh doanh và thúc đẩy mạnh quá trình bán hàng. Tuy nhiên, để có thể bắt đầu hoạt động văn phòng đại diện một cách hợp pháp, việc hiểu rõ các thủ tục thành lập văn phòng đại diện rất quan trọng. Bởi điều này, sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Hãy theo dõi bài viết sau đây của Replus để nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị cũng như các bước thực hiện thành lập văn phòng đại diện nhé!
Khái niệm và chức năng của văn phòng đại diện
Theo khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh Nghiệp 2020 đã quy định khái niệm văn phòng đại diện là đơn vị có nghĩa vụ thực hiện chức năng đại diện theo sự ủy quyền về lợi ích và bảo vệ các lợi ích đó của doanh nghiệp. Ngoài ra, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các chức năng kinh doanh của tổ chức.
Việc thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện là quá trình một cá nhân/ tổ chức thiết lập hồ sơ để đăng ký với cơ quan có thẩm quyền về việc mở rộng văn phòng tại một địa điểm khác để thực hiện một số được quy định bởi pháp luật. Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp có tính hợp pháp và thực hiện các chức năng hành chính như sau:
- Thực hiện theo đúng pháp luật hiện hành việc phát triển các ngành nghề kinh doanh được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
- Thực hiện các hoạt động liên quan đến việc liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường, cung cấp thông tin và quảng bá thương hiệu lan rộng khắp tỉnh thành.
- Thực hiện báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo chiến lược và kết quả định kỳ của doanh nghiệp.
- Phối hợp giữa trụ sở văn phòng chính với các chi nhánh khác trong điều phối nhân viên và tiếp cận khách hàng.
Những ưu và nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được thành lập với mục đích quảng bá rộng rãi thương hiệu đến các tỉnh thành khác nhau nhằm tiếp cận được nhiều khách hàng cũng như thúc đẩy doanh số bán hàng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để hạn chế được những bất trắc trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên tìm hiểu một số ưu và nhược điểm còn tồn tại ở mô hình kinh doanh này nhé!
Đối với mặt ưu điểm
- Văn phòng đại diện có thể được đặt ở một hay nhiều địa chỉ kinh doanh, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp để trưng bày sản phẩm và đưa thương hiệu tiếp cận với nhiều khách hàng hơn.
- Bên cạnh đó, văn phòng đại diện không bắt buộc phải đóng thuế môn bài, đây là loại thuế mà doanh nghiệp phải đóng hằng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy chấp thuận thành lập doanh nghiệp.
Đối với mặt nhược điểm
- Văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân thực hiện các hoạt động kinh doanh như ký kết các hợp đồng quan trọng với đối tác và khách hàng.
- Việc thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện có nhiệm vụ quảng bá, giao dịch kinh doanh các sản phẩm của doanh nghiệp đến với đa dạng khách hàng.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị
Để hoàn tất quá trình thành lập văn phòng đại diện một cách thuận lợi, các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các loại thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện: là mẫu văn bản được lập ra nhằm thông báo đến cơ quan chức năng có thẩm quyền về ý định thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp của hội đồng thành viên quản trị dành cho loại hình công ty TNHH và công ty cổ phần: là biên bản có giá trị pháp lý nhằm ghi lại diễn biến toàn bộ nội dung của buổi họp hội đồng quản trị.
- Bản sao về quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp: là mẫu biên bản thể hiện sự chấp thuận và đồng ý của toàn bộ thành viên công ty về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu có công chứng của người đứng đầu doanh nghiệp: đây là loại giấy tờ tùy thân quan trọng trong mọi giao dịch có liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
- Trong trường hợp, người đại diện pháp lý công ty không thể trực tiếp thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ. Và người được cử đi làm giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cần có đầy đủ bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu.
Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Nhằm giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, sau đây Replus sẽ giới thiệu đến bạn từng bước thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và mới nhất.
Bước 1: Chuẩn bị các thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Ở bước này, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các thủ tục giấy tờ như đã quy định của pháp luật bao gồm các bản sao công chứng giấy tờ tùy thân quan trọng hay giấy tờ liên quan đến hoạt động công ty. Hãy đảm bảo rằng các thủ tục vẫn còn thời hạn sử dụng. Ngoài ra, trước khi tiến hành thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị sẵn các thông tin liên quan đến tên, ngành nghề kinh doanh và địa điểm dự tính sẽ đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập tại Sở KH&ĐT
Sau khi đã chuẩn bị các giấy tờ quan trọng, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Sở KH&ĐT thông qua hai hình thức chính: nộp trực tiếp tại cơ quan trực thuộc tại tỉnh/thành phố mà doanh nghiệp dự định mở trụ sở văn phòng đại diện hay nộp qua cổng điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Chờ kiểm duyệt và nhận kết quả
Phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Ngược lại, sẽ ra quyết định thông báo bằng văn bản về việc sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Một lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử nhưng không sử dụng chữ ký số, nếu không có bản cứng đến nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện quá 30 ngày, hồ sơ điện tử sẽ được xem là không hợp lệ và bị hủy bỏ.
Trên đây là toàn bộ thông tin bổ ích liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng qua những hướng dẫn trên của Replus, các doanh nghiệp đã có thể nắm bắt và hiểu được quy trình thực hiện giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Nếu bạn đang muốn thành lập doanh nghiệp hoặc có thắc mắc gì về thủ tục thành lập doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với Replus để được hỗ trợ ngay nhé.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
