Các doanh nghiệp thường muốn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện để có thêm nguồn lực hỗ trợ nghiên cứu, mở rộng và phát triển thị trường. Tuy nhiên, kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 được triển khai trên thực tế, quy trình thành lập văn phòng đại diện luôn gặp phải vô số vướng mắc và bất cập. Bên cạnh đó, những vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện như tên, con dấu, thuế… là những vướng mắc pháp lý mà doanh nghiệp thường xuyên quan tâm khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin tổng quan về văn phòng đại diện TPHCM và những vướng mắc pháp lý liên quan theo các điều khoản của Luật Doanh nghiệp 2020
Văn phòng đại diện TPHCM là gì?
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là văn phòng trực thuộc cho sự ủy quyền của doanh nghiệp. Trách nhiệm chính của nó là đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp với tư cách là người đại diện.
Các công ty khởi nghiệp phải tiết kiệm chi phí đồng thời tìm kiếm một kế hoạch văn phòng phù hợp với các yêu cầu cơ bản đồng thời chuyên nghiệp và hiện đại; văn phòng đại diện TPHCM sẽ là chìa khóa giải quyết khó khăn này. Nhà cung cấp sẽ phụ trách cung cấp các chi phí doanh nghiệp của công ty như nhân sự, thiết bị văn phòng, vận hành…
Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài, có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa điểm theo địa giới của đơn vị hành chính.
Việc thành lập văn phòng đại diện TPHCM tại Việt Nam sẽ thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan. Các thông tin của văn phòng đại diện như tên, địa điểm, hình thức hoạt động,… sẽ được ghi trong điều lệ doanh nghiệp.
Các đặc điểm của văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp, có thể nhận biết một văn phòng đại diện bao gồm các đặc điểm sau:
- Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân. Như vậy, văn phòng đại diện và chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân.
- Theo sự ủy quyền cho doanh nghiệp: văn phòng đại diện TPHCM không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế có dấu của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, vẫn được ký kết các hợp đồng với thẩm quyền của doanh nghiệp đã thành lập văn phòng đại diện và được đóng dấu của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện không có nghĩa vụ đối với thuế độc lập do là đơn vị trực thuộc, không có chức năng kinh doanh.
- Văn phòng đại diện giữ nguyên tên, giấy chứng nhận hoạt động và con dấu riêng phục vụ các chức năng nội bộ của văn phòng đại diện.
- Các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và chi trả toàn bộ.
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và hoạt động cần theo sự cho phép.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là gì?
Một văn phòng đại diện hoàn chỉnh sẽ bao gồm các chức năng chính sau đây:
- Văn phòng trung gian có nhiệm vụ liên lạc, giao dịch với đối tác
- Nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác mới
- Có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi vi phạm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của doanh nghiệp đối thủ, đại diện cho doanh nghiệp có quyền khiếu nại về hành vi vi phạm trên nhờ các biện pháp tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.
- Nghiên cứu thị trường và thúc đẩy triển vọng đầu tư kinh doanh cho công ty mà họ đại diện.
Một số lưu ý chính về văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần cân nhắc
Sau khi Luật Doanh nghiệp 2020 được triển khai, các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nắm rõ quy định của pháp luật. Do đó, khi thành lập văn phòng đại diện, các doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau:
Tên của văn phòng đại diện
Theo Điều 40 của Luật Doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện”, cũng như các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Ngoài ra, tên phải được viết hoặc gắn liền với trụ sở của văn phòng đại diện và được in bằng cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm.
Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng ngôn ngữ khác và tên viết tắt theo quy định. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là tên riêng trong tên của văn phòng đại diện không được chứa từ “doanh nghiệp” hoặc “công ty”.
Con dấu của văn phòng đại diện
Điều 43 của Luật Doanh nghiệp quy định rằng doanh nghiệp có quyền quyết định loại, số lượng, hình dạng và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Do đó, việc quản lý và duy trì con dấu phải tuân theo các điều khoản của điều lệ công ty hoặc các quy tắc do văn phòng đại diện của doanh nghiệp thiết lập.
Hoạt động của văn phòng đại diện
Mặc dù văn phòng đại diện TPHCM không thể thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh thương mại, nhưng họ có thể ký hợp đồng theo sự ủy quyền của tổ chức doanh nghiệp. “Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện phải thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ được cơ quan pháp luật cho phép trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền”, theo khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 quy định. Do đó, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện không có ngay thẩm quyền ký kết các hợp đồng đại diện chi nhánh, văn phòng đại diện; đúng hơn, khả năng này chỉ xuất hiện khi được sự ủy quyền của người đại diện doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật của công ty quyết định phạm vi ủy quyền. Ngoài ra, công ty có quyền thu hồi ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong bất kỳ điều kiện nào. Khi chi nhánh, văn phòng đại diện TPHCM ký nhiều hợp đồng hoặc thực hiện công việc phải được sự đồng ý của doanh nghiệp và phải xuất trình văn bản ủy quyền của doanh nghiệp.
Vấn đề liên quan đến thuế của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp tham gia sản xuất và kinh doanh sản phẩm và dịch vụ phải nộp thuế môn bài. Mặt khác, văn phòng đại diện của các công ty không tham gia vào hoạt động sản xuất hoặc thương mại sản phẩm hoặc dịch vụ được miễn nộp thuế môn bài. (Công văn số 15865/BTC-CST của Bộ tài chính và Công văn 658/TCT-CS của Tổng cục thuế khẳng định)
Hơn nữa, do văn phòng đại diện TPHCM không thực hiện các hoạt động kinh doanh thương mại nên không nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng đại diện tại Replus
Khi sử dụng dịch vụ cho văn phòng đại diện TPHCM, nhân viên của Replus sẽ tư vấn, giải đáp, về các câu hỏi về văn phòng đại diện như vấn đề về lao động, tiền lương và các quy định về thủ tục… Luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế, chất lượng dịch vụ khi sử dụng dịch vụ cho văn phòng đại diện TPHCM Replus luôn được đảm bảo tốt nhất.
Bạn chỉ cần yên tâm tập trung trong công việc và sử dụng thoải mái các tiện ích cơ bản của một văn phòng làm việc:
- Phòng họp đa diện tích với sức chứa đa dạng
- Khu vực tiếp khách chung sang trọng
- Nhân viên lễ tân xinh đẹp thông thạo ngoại ngữ
- Đường truyền Wifi, internet, máy lạnh miễn phí,…
- Hỗ trợ các dịch vụ thành lập công ty, kế toán thuế,..
Hoạt động cung cấp dịch vụ cho văn phòng đại diện Replus được thực hiện theo một trình tự khoa học, luôn được giám sát và có người điều hành, rà soát công việc trong mọi tình huống nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí, đồng thời chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp được nhiều khách hàng tin dùng.
Quý khách đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho văn phòng đại diện TPHCM, xin liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0932 678 626 để được tư vấn viên hỗ trợ nhiệt tình và cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết nhất.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
