Văn phòng chia sẻ là gì ?

Văn phòng chia sẻ là gì? Cách sử dụng văn phòng chia sẻ hiệu quả?  Đâu là những lợi ích khiến văn phòng chia sẻ trở thành xu hướng thay thế văn phòng truyền thống? Đây là những câu hỏi khiến nhiều khách hàng doanh nghiệp thắc mắc khi tìm đến loại hình văn phòng cho thuê còn khá mới mẻ này. Hãy cùng đọc bài viết sau đây để hiểu rõ hơn văn phòng chia sẻ là gì, cũng như lý do tại sao văn phòng chia sẻ được nhiều startup, freelancer, nhóm khởi nghiệp tin dùng đến vậy nhé!

Văn phòng chia sẻ là gì ?

Văn phòng chia sẻ (hay Shared Office) là một mô hình cho thuê văn phòng làm việc kiểu mới. Tại đó, các doanh nghiệp sẽ cùng chia sẻ một không gian làm việc chung. Giúp tận dụng tối đa khoảng trống văn phòng và thông qua việc đăng ký làm thành viên thuê chung, các doanh nghiệp chia sẻ chi phí thuê văn phòng và các chi phí phát sinh khác với nhau. Giúp giảm thiểu đáng kể gánh nặng tài chính mà mỗi doanh nghiệp phải gánh khi thuê văn phòng theo kiểu truyền thống.

văn phòng chia sẻ là gì
văn phòng chia sẻ là gì ?

Mô hình văn phòng chia sẻ cung cấp cho khách hàng các gói: chỗ ngồi làm việc linh hoạt, chỗ ngồi làm việc cố định,…. Đồng thời, nội thất văn phòng được bên cho thuê setup miễn phí toàn bộ, khách hàng chỉ việc đăng ký và sử dụng. Cùng hàng tá tiện ích văn phòng miễn phí khác như: phòng họp, phòng tiếp khách chung, lễ tân văn phòng, wifi/internet tốc độ cao,…

Văn phòng chia sẻ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trẻ, start up khi giúp họ tiết kiệm lên đến 90% chi phí vận hành cố định hàng tháng và gia tăng hiệu quả cùng tốc độ phát triển của công ty lên đến 50%.

Mô hình văn phòng chia sẻ phát triển ra sao ?

Gọi văn phòng chia sẻ là mô hình văn phòng mới cũng không hoàn toàn chính xác, vì hình thức cho thuê văn phòng giá rẻ này đã có mặt trên thế giới từ rất lâu. Nhưng chỉ mới du nhập về Việt Nam và trở nên phổ biến trong khoảng thời gian 10 năm gần đây. Văn phòng chia sẻ tại Việt Nam, cụ thể là 2 thành phố lớn là Hà Nội và TPHCM nhanh chóng chứng tỏ sức hút tuyệt đối của mình với những cá nhân làm việc tự do, start up mới thành lập và doanh nghiệp trẻ.

Mô hình văn phòng chia sẻ phát triển kéo theo sự ra đời của hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ khác nhau tại Việt Nam. Đa số tập trung tại các thành phố lớn trực thuộc Trung Ương. Với tốc độ phát triển nhanh như vậy chắc chắn sẽ kéo theo hàng loạt thách thức mới cho văn phòng chia sẻ, cùng với việc gây khó khăn cho khách hàng trong việc lựa chọn một nhà cung cấp văn phòng chia sẻ uy tín.

Đối tượng khách hàng của mô hình văn phòng chia sẻ

Việc sử dụng văn phòng chia sẻ như thế nào để đạt được hiệu quả tối đa luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của quý khách hàng. Văn phòng chia sẻ cũng như nhiều loại hình văn phòng cho thuê khác sẽ mang tới những lợi ích thiết thực cho từng nhóm đối tượng khách hàng khách hàng khác nhau. Các nhóm khách hàng thuê văn phòng chia sẻ có thể kể đến như:

  • Các công ty hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp này thường là mới thành lập hoặc đang trong quá trình phát triển mở rộng. Họ cần tránh lãng phí nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, thế nên văn phòng chia sẻ hoàn toàn phù hợp với nhóm đối tượng này.
  • Các nhóm dự án đang hoạt động tự do hoặc các freelancer, chuyên viên tư vấn hoàn toàn thích hợp thuê văn phòng chia sẻ để nâng cao hiệu quả công việc và bởi tính linh hoạt của loại hình văn phòng này đáp ứng tốt nhu cầu của họ.
  • Các cá nhân đang chuẩn bị thành lập công ty, muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng tối đa mà vẫn có một địa chỉ đắc địa.
  • Các công ty, doanh nghiệp nước ngoài muốn mở rộng chi nhánh hoặc đang trong giai đoạn thăm dò thị trường Việt Nam thì văn phòng chia sẻ chính là sự lựa chọn hợp lý.
mô hình văn phòng chia sẻ là gì
mô hình văn phòng chia sẻ là gì ?

Lợi ích khi sử dụng mô hình văn phòng chia sẻ

Một văn phòng chia sẻ hiệu quả là một văn phòng có thể mang lại cho bạn những tiện ích, một địa chỉ kinh doanh tốt và những trải nghiệm mô hình văn phòng mở tuyệt vời. Văn phòng ấy sẽ cần phải có những điều sau đây

Tiết kiệm chi phí tối đa

Điều kiện đầu tiên để quyết định một mô hình Shared Office hiệu quả, đó chính là doanh nghiệp bạn đã thực sự được tiết kiệm chi phí hay chưa. Hãy nhìn lại nhu cầu của bạn và mức giá của các nhà cung cấp đưa ra cùng những tiện ích. Lựa chọn mô hình giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí, sẽ giúp công ty bạn thoải mái sải những bước đi đầu trên thương trường.

Giải quyết địa chỉ giao dịch

Khi sử dụng mô hình này, bạn không phải lo lắng hay sợ ràng sẽ bị chung địa chỉ với nhiều công ty dẫn đến không hợp pháp. Hoàn toàn không, bạn có thể sử dụng địa chỉ chính của Replus để đăng ký, trao đổi với khách hàng hay thậm chí là giao nhận hồ sơ.

Chúng tôi tin chắc hình ảnh của công ty bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp với những địa chỉ kinh doanh “đắc địa” tại Sài Gòn.

Những tiện ích tuyệt vời kèm theo

Khi sử dụng mô hình này bạn sẽ nhận được các tiện ích văn phòng sau:

  • Trang thiết bị vật tư: Bàn ghế, tủ cá nhân, máy photo..
  • Nội thất hiện đại: máy lạnh, lò vi sóng, máy nước nóng lạnh,..
  • Sử dụng các phòng họp, tiếp khách chung
  • Lễ tân văn phòng
  • Bảo vệ
  • Khu vực pantry
  • Internet/wifi tốc độ cao lên đến 500MBps

Hầu như việc của bạn là chỉ đi làm thật tốt mà không vướng bận bất kỳ lo toan nào

Cơ hội phát triển mối quan hệ với các doanh nghiệp

Bằng hình thức này, doanh nghiệp sẽ có một tâm trang thoải mái và quỹ thời gian được nới rộng. Từ đó việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, tập trung vô gia tăng hiệu quả công việc cũng sẽ được dễ dàng hơn.

Hơn thế nữa, bằng mô hình văn phòng mở, nhiều công ty khác nhau cùng làm việc. Đâu đó cũng sẽ có những đối tác tiềm năng dành cho bạn. Cùng nhau phát triển

Trải nghiệm không gian văn phòng cao cấp tại những nơi cao cấp

Những văn phòng được thiết kế hiện đại, thoáng và có đẩy đủ ánh sáng tự nhiên sẽ là nơi vô cùng tốt cho bạn. Ở đó sẽ là nơi chứa đựng một nguồn năng lượng tích cực, cộng với view nhìn từ cửa sổ làm việc của công ty. Tất cả mọi thứ cộng hưởng và mang lại cho bạn một tinh thần làm việc minh mẫn.

văn phòng chia sẻ
van phong chia se

Những vấn đề cần chú ý khi thuê văn phòng chia sẻ là gì ?

Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn mà văn phòng chia sẻ mang lại, nhưng doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề sau để có thể lựa chọn cho mình một dịch vụ văn phòng chia sẻ uy tín mang lại hiệu quả cao:

Kết cấu văn phòng chia sẻ

Các đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ tại TPHCM đều tập trung tại các toà nhà cao ốc văn phòng. Tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị cho thuê thì diện tích sàn văn phòng chia sẻ sẽ khác nhau, nhưng đa số sẽ phù hợp với số lượng nhân sự mỗi công ty từ 10 người đổ lại.

Nếu là toà nhà cao ốc văn phòng thì hệ thống thang máy là cần thiết để di chuyển. Bạn cần chú ý về an ninh toà nhà, độ an toàn hệ thống thang máy cũng như độ an toàn của khu vực gửi xe.

Khu vực văn phòng cho thuê nhất định phải có sảnh lễ tân tiếp đón.

Lễ tân và tiện ích

Dịch vụ lễ tân là yêu cầu tối thiểu mà một đơn vị cung cấp văn phòng chia sẻ cần có. Lễ tân cũng chính là đại diện cho doanh nghiệp bạn. Bạn cần chú ý là chi phí cho dịch vụ lễ tân không được tính thêm vào phí thuê, vì đây là một tiện ích miễn phí cơ bản bất cứ đơn vị cho thuê nào cũng phải có khi muốn cạnh tranh với các đối thủ khác để thu hút sự chú ý của doanh nghiệp bạn.

Nhân viên lễ tân xinh xắn, ăn nói khéo léo là một điểm cộng. Ngoài ra, việc nhân viên lễ tân thông thạo ngoại ngữ ( tối thiểu là tiếng Anh) sẽ là ưu thế tuyệt vời trong việc chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp bạn an tâm hơn trong quá trình phát triển.

Dịch vụ dọn dẹp vệ sinh văn phòng cần được đảm bảo suy trì tần suất thường xuyên và chuyên nghiệp trong quá trình làm. Chắc chắn bạn không muốn làm việc trong một văn phòng đầy bụi bẩn hàng ngày đúng không nào!

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ chính là ưu thế của loại hình dịch vụ này. Chi phí này thường rất thấp chỉ dao động trong khoảng 1tr-3tr/tháng giữa các bên cho thuê khác nhau. Tuy nhiên bạn cũng cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký hợp đồng nhé!

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ đã bao gồm tất cả khoản phí dịch vụ khác như: lễ tân, máy lạnh, wifi, vệ sinh,… và sẽ không có bất kỳ chi phí phát sinh nào khác trong suốt quá trình sử dụng.

Tất cả các thiết bị văn phòng đều được chuẩn bị sẵn cho doanh nghiệp bạn khi thuê và hoàn toàn không mất bất kỳ khoản phí nào khác. Các bên cung cấp dịch vụ sẽ tư vấn kỹ cho bạn về vấn đề này, bạn hãy chú ý lắng nghe để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp mình trong suốt quá trình thuê nhé!

Lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM hiệu quả

Lựa chọn một đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ uy tín là một việc hết sức quan trọng trong quá trình thị trường tràn ngập các bên cho thuê như hiện nay. Một dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ chất lượng cần đảm bảo đáp ứng:

  • Đảm bảo đáp ứng toàn bộ các tiện ích cung cấp như trong hợp đồng
  • Thông tin đến khách hàng những điều quan trọng nhanh chóng và kịp thời nhất.
  • Sẵn sàng hỗ trợ tối đa doanh nghiệp bạn khi có nhu cầu.
  • Đáp ứng bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối cho doanh nghiệp bạn.
  • Dịch vụ giá quá rẻ đôi khi sẽ không đáp ứng đủ các nhu cầu đến từ phía bạn, bạn cần chú ý cân đối giữa chi phí và tiện ích để lựa chọn bên phù hợp.
  • Có khả năng cung cấp các tiện ích khác khi bạn có nhu cầu mở rộng về sau như: kế toán, pháp lý, văn phòng ảo,….Việc sử dụng cùng một đơn vị sẽ giảm thiểu thời gian cũng như công sức cho bạn rất nhiều sau này.
  • Địa điểm cũng là một điểm khác quan trọng ảnh hưởng đến mức giá, các địa điểm đắc địa thông thường sẽ có mức giá cao hơn.

Với những chia sẻ bên trên phần nào đã cho mọi người biết văn phòng chia sẻ là gì và biết thêm nhiều thông tin về văn phòng chia sẻ .Từ đó, có thể lựa chọn cho mình một nhà cung cấp chuyên nghiệp phù hợp nhất để nâng tầm giá trị và phát triển doanh nghiệp bền vững. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần tư vấn về dịch vụ văn phòng chia sẻ, hãy liên hệ ngay với Replus chúng tôi để được giải đáp mọi vấn đề nhé.

>> Mời bạn tham khảo: Mô hình văn phòng chia sẻ

5/5 - (1 bình chọn)
0 khách hàng đã bình luận về bài viết này
Inline Feedbacks
View all comments