Công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín, hợp pháp

Trong những năm trở lại đây dịch vụ cho thuê văn phòng ảo vẫn chưa được người Việt Nam biết đến rộng rãi. Như vậy vẫn còn rất nhiều người tò mò về văn phòng ảo và không biết văn phòng ảo uy tín hay văn phòng ảo có hợp pháp không. Điều này sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Tính pháp lý của văn phòng ảo

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.

Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.

Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.

Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.

Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở. Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.

2. Dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách….

Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo quận 1 uy tín với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

3. Lợi ích và các lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo

Lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo

Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :

• Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.

• Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..

• Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.

• Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.

• Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

Các lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo

Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.

Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.

Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

Nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình và cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn, giao dịch với khách hàng quả thật là một lựa chọn tuyệt vời.

Những kinh nghiệm mà những công ty/ doanh nghiệp trước đó đã trải nghiệm cho ta thấy đây quả thật là một phương án tối ưu để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Chúc bạn thành công.

4. Tại sao Replus được đánh giá là dịch vụ cho thuê văn phòng ảo uy tín nhất TP.HCM?

Tiện ích hàng đầu mà dịch vụ văn phòng ảo uy tín Replus đem lại cho bạn 

• Văn phòng ảo uy tín Replus sở hữu 1 trong 4 địa chỉ vàng tại các khu vực trung tâm TP. HCM để đăng ký giấy phép kinh doanh thành lập doanh nghiệp và trở thành địa chỉ giao dịch của công ty bạn.

• Có khu vực tiếp khách rộng lớn, sang trọng, thân thiện tạo nên phong cách lịch sự, chuyên nghiệp.

• Khu vực tiếp tân quy mô bao gồm các nhân viên lễ tân được đào tạo bài bản, thông thạo ngoại ngữ sẽ hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của bạn nhiệt tình nhất.

• Bảng tên công ty đặt tại tòa nhà giúp khách hàng dễ dàng nhận ra và tin cậy. Miễn phí sử dụng đầy đủ các thiết bị: máy lạnh, máy in, photocopy, scanner…

• Một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch.

• Internet wifi tốc độ cao.

• Nước uống, trà, cà phê.

• Dịch vụ bảo vệ tòa nhà và văn phòng 24/24.

• Phòng họp tiện nghi, sang trọng có máy chiếu, màn hình LCD, clipchart, giấy bút…

Replus cung cấp đến 5 gói dịch vụ văn phòng ảo tại Quận 1, Bình Thạnh, Thủ Đức và Quận 9 đi kèm với rất nhiều tiện ích khác nhau chỉ từ 9.900 VNĐ/ngày đáp ứng với từng nhu cầu, giúp bạn sử dụng hiệu quả và dễ dàng lựa chọn. Văn phòng ảo uy tín của Replus bảo đảm cung cấp những tiện ích tối ưu ở từng hạng mục một để đem đến sự hài lòng cho khách hàng ở mức tuyệt đối.

Địa chỉ tại các chi nhánh:

• Địa chỉ 1: Toà nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM

• Địa chỉ 2: Toà nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, P. 25, Quận Bình Thạnh, TPHCM

• Địa chỉ 3: Số 1 Đường 5, Khu đô thị Vạn Phúc, P. Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TPHCM

• Địa chỉ 4: C10 Rio Vista, 72 Dương Đình Hội, P. Phước Long B, Quận 9, TPHCM

• Hotline: 0932 678 626

• Website: replus.com.vn – replus.vn

Qua bài viết trên bạn đã phần nào nắm bắt được văn phòng ảo uy tín hay không? Hợp pháp hay không? Nên lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo nào tại TP.HCM? Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với doanh nghiệp của bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn một ngày làm việc thật hiệu quả!

>> Xem thêm: Văn phòng ảo là gì

Bảo Ngọc

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.