Mô hình văn phòng chia sẻ đã hình thành hơn 10 năm nay và ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, tập trung chủ yếu tại hai thành phố lớn là Hồ Chính Minh và Hà Nội. Vậy đâu là lý do cho sự phát triển của mô hình này?

Như bạn đã biết, khi thành lập doanh nghiệp rất cần một văn phòng làm việc ổn định. Đặc điểm của văn phòng truyền thống chính là chi phí ban đầu và duy trì quá cao. Từ chi phí thuê mặt bằng, mua sắm các thiết bị máy móc kỹ thuật, bàn ghế văn phòng, tủ hồ sơ… và còn thêm các chi phí phát sinh hàng tháng như internet, điện nước…

Hơn nữa, mặt bằng văn phòng thường đóng theo quý hoặc theo năm và phải làm hợp đồng từ 03 đến 05 năm gây khó khăn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các startup. Đặc biệt, chi phí sẽ tăng cao gấp bội nếu đặt ở những vị trí trung tâm thành phố. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp đã phải chọn giải pháp thuê văn phòng ở ngoại thành hoặc trong hẻm nhỏ gây ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh.

Từ thực tế ấy, một mô hình mới ra đời đó chính là “văn phòng chia sẻ” (hay còn được gọi là shared office hoặc virtual office). Mô hình này ra đời từ rất lâu trên thế giới và xuất hiện lần đầu tiên tại Việt Nam vào năm 2006 nhưng đến tận năm 2013 mới phát triển mạnh mẽ.

Điểm nổi bật của mô hình văn phòng chia sẻ so với hình thức thuê văn phòng truyền thống chính là chi phí và tính tiện ích tích hợp có sẵn. Bởi mô hình văn phòng chia sẻ tại thị trường Việt Nam được phát triển thành 3 loại hình cơ bản sau:

Văn phòng ảo, hiểu đơn giản là dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh và đặt văn phòng đại diện tiếp khách cho công ty của bạn. Đi kèm với nhiều tiện ích khác như đặt bảng tên công ty tại toà nhà, giao nhận thư từ/bưu phẩm, có lễ tân tiếp khách, sử dụng phòng khách, phòng họp… Chính vì thế, bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Giá thuê văn phòng ảo dao động từ 300.000 VND đến 3.000.000 VND/tháng tuỳ vào từng gói dịch vụ bao gồm những tiện ích khác nhau. Có thể dễ dàng nhận thấy chỉ với 1/10 chi phí so với văn phòng truyền thống, bạn đã có ngay một doanh nghiệp để đi vào hoạt động kinh doanh.
Chỗ ngồi làm việc là hình thức văn phòng chia sẻ cho thuê một vị trí làm việc ổn định mà khách hàng thuê có thời hạn cố định lâu dài hàng tháng và sử dụng toàn thời gian. Bạn sẽ được sử dụng tất cả các tiện ích cần thiết của môt văn phòng truyền thống tiêu chuẩn nhưng với chi phí chỉ từ 3 triệu đến 5 triệu đồng/1chỗ/1người.
Văn phòng trọn gói (hay phòng làm việc riêng) là một mô hình giống như văn phòng truyền thống nhưng được setup sẵn tất cả các tiện ích từ không gian phòng ốc, bàn ghế, thiết bị văn phòng đến internet, điện, nước uống… Thường có diện tích từ 10m2 đến 100m2 với mức giá dao động tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh từ 1,1 triệu đến 2 triệu/1m2. Rất phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân viên ít. Điều này thì không thể tìm thuê được ở bất kỳ toà nhà trung tâm nào, vì nơi đây chỉ cho thuê mặt bằng sàn và thường phải từ 100m2 trở lên.

Điểm khác biệt quan trọng mà mô hình văn phòng chia sẻ được nhiều người chọn chính là ngoài diện tích cố định mà bạn đã thuê để sử dụng, bạn còn có thể sử dụng được không gian phòng tiếp khách, phòng họp với đầy đủ tiện nghi, địa chỉ kinh doanh có vị trí đặc địa mang tính chiến lược, được lựa chọn các tiện ích để vừa đủ sử dụng không làm lãng phí tiền và sức.

Anh. Hương, với kinh nghiệm 5 năm trong nghề hoạt động vận tải, mong muốn tạo dựng sự nghiệp cho riêng mình trong nghề mà mình đam mê. Qua thông tin trên internet, anh tìm hiểu nhiều loại hình hỗ trợ khởi nghiệp khác nhau và chọn cho mình dịch vụ văn phòng ảo chỉ với 595.000 đồng/tháng. Anh đã có thể biến dự định của mình bao năm trở thành hiện thực một cách thuận lợi với chi phí tiết kiệm nhất. Bây giờ anh là chủ sở hữu doanh nghiệp Công ty Sao Sáng Quốc Tế và rất hài lòng về mô hình này.

Việt Nam, nơi có hơn 90% là doanh nghiệp vừa và nhỏ và hơn 30% dân số là người trẻ cùng với xu hướng khởi nghiệp hiện nay, mô hình chia sẻ này ngày càng khẳng định và tỏ sáng trên thị trường cho thuê văn phòng.

Theo số liệu cập nhật đến tháng 6/2017 cho thấy nguồn cung không gian văn phòng chia sẻ tăng trưởng trung bình hơn 50% mỗi năm. Cả nước đến này hiện đã có trên 100 đơn vị vận hành tại trên 150 địa điểm và có mặt đến cả các thành phố khác như Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu… Chính sự phát triển mạnh mẽ ấy, các bạn đang có nhu cầu phải hết sức tỉnh táo để lựa chọn cho mình 1 nhà cung cấp uy tín, chất lượng ở từng tiện ích và thái độ dịch vụ tốt nhất.

Chị. Minh Thuý, phó giám đốc Công ty cho thuê văn phòng chia sẻ cho biết: “Tiết kiệm, tiện lợi và linh hoạt là những giá trị theo đuổi và đang ngày càng được đánh giá cao. Bởi tính tự nhiên đó, phân khúc văn phòng chia sẻ luôn phát triển để đáp ứng nhu cầu của một thế hệ doanh nghiệp mới”.

Tú Nhi, khách hàng của Chị Minh Thuý, là một nữ doanh nhân trẻ tuổi và là giám đốc của Công ty WSD đã tự mình xây dựng nên công ty phát triển vững mạnh. Tình cờ thấy biết được mô hình văn phòng chia sẻ của Công ty Replus trên internet cùng với mục tiêu muốn mở rộng thị trường. Tú Nhi đã nhanh chóng lựa chọn cho mình gói văn phòng cao cấp bao gồm nhiều tiện ích khác nhau để phục vụ cho công việc của mình. Chắc chắn với sự nhiệt quyết và tận tâm của chị sẽ giúp công ty bức phá hơn nữa.

Bởi mới thấy, không chỉ riêng các công ty khởi nghiệp ưu chuộng mô hình này mà các công ty đang phát triển cũng sẽ có nhiều cơ hội hơn trên con đường phát triển mở rộng thị phần của mình.

Dù ở dịch vụ nào đi nữa, sẽ luôn có một số bạn hoài nghi và đặt cho mình câu hỏi: “Mô hình văn phòng chia sẻ sẽ đi về đâu, khi tốc độ tăng trưởng của nó thật chóng mặt.” Nhưng rõ ràng, xu hướng mới này đã và đang đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng trên thị trường văn phòng bởi tính tiện ích không phải phủ nhận mà nó mang lại.

Bà Phương cũng cho biết “dù xuất hiện đã từ khá lâu trên thế giới nhưng mô hình văn phòng chia sẻ vẫn đang bùng nổ ở khắp các nước phát triển và dần được tích hợp vào các loại hình bất động sản khác như mặt bằng bán lẻ và khách sạn thành thị. Chính vì vậy, chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển tuân theo các chu kỳ kinh tế và biến đổi để phù hợp với những thay đổi trong cách làm việc của thế hệ lao động mới.”

Vậy vấn đề cốt lõi ở đây là bạn có chọn cho mình được một đơn vị cung cấp uy tín, minh bạch, trách nhiệm và tận tâm với từng hạng mục dịch vụ mà họ cung cấp và từng khách hàng!

Bảo Ngọc

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.