Văn phòng ảo tuy đã có mặt tại Việt Nam từ rất lâu rồi nhưng chưa chắc doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về mô hình này. Thoáng nghe qua cái tên thì chắc chắn nhiều người sẽ đặt câu hỏi liệu dịch vụ này có an toàn và hợp pháp không? Có nên thuê văn phòng ảo không? Hãy cùng Replus giải đáp hết thắc mắc của bạn qua bài viết dưới đây nhé!
Tìm hiểu về văn phòng ảo
Văn phòng ảo (văn phòng đại diện) là mô hình cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp vẫn có thể được sử dụng những tiện ích của văn phòng truyền thống. Những địa điểm này thường là những nơi có vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố, những tòa nhà hạng A, B “xịn sò”.
Mô hình văn phòng ảo được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đang phát triển rất mạnh mẽ đặc biệt là ở các thành phố lớn như: TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng…
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ này, bạn có thể tiết kiệm chi phí lên đến 70% so với văn phòng truyền thống thường thấy. Mô hình này cực kỳ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, freelancer, công ty nước ngoài muốn thành lập chi nhánh ở Việt Nam…
Có nên thuê văn phòng ảo không? Lợi ích và rủi ro?
Nếu bạn đang thắc mắc có nên thuê văn phòng ảo không thì hãy xem qua những lợi ích và rủi ro của dịch vụ này để xem văn phòng ảo có thực sự phù hợp với bạn hay không nhé.
Những lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo:
- Thứ 1: Thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa lên đến 70%.
- Thứ 2: Các dịch vụ cho thuê đã setup sẵn nội thất, thiết bị máy mọc, phòng họp…Bạn không cần phải lo đến những khoản này.
- Thứ 3: Doanh nghiệp sẽ được sở hữu một vị trí văn phòng đắc địa, địa chỉ kinh doanh uy tín để giao dịch, gặp khách hàng, nhận thư từ, bưu phẩm…
- Thứ 4: Giúp nâng cao giá trị, tính chuyên nghiệp cho công ty của bạn, tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng của mình.
- Thứ 5: Giá thuê văn phòng ảo cực kỳ rẻ, chỉ từ vài trăm ngàn là bạn đã có thể thuê được rồi. Một mô hình phải nói là phù hợp với tất cả mọi đối tượng.
Vậy liệu thuê văn phòng đại diện có rủi ro gì không?
- Mỗi khi cần sử dụng văn phòng để tiếp khách thì bạn cần phải báo trước để bên cung cấp dịch vụ chuẩn bị setup phòng và tránh bị trùng lịch.
- Nếu doanh nghiệp nào cần sự riêng tư thì có lẽ mô hình này chưa thực sự phù hợp.
Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?
Đến hiện tại vẫn chưa có quy định nào về việc 1 địa chỉ được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Và cũng chưa có quy định pháp luật nào cấm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Vậy nên, văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp.
Tuy nhiên cũng đừng vì vậy mà quá chủ quan. Mặc dù sẽ không ai kiểm soát về mô hình kinh doanh nhưng sẽ kiểm tra ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn cần trung thực khi khai báo với các cơ quan liên quan.
Vậy ta có nên thuê văn phòng ảo không? Theo mình thì nên nhé. Văn phòng ảo thật sự có nhiều ưu điểm tuyệt vời. Nó có thể giải quyết được khó khăn về chi phí giúp giảm áp lực cho doanh nghiệp, nhất là trong thời điểm kinh tế khó khăn như hiện tại.
Một số điều cần lưu ý khi chọn thuê văn phòng ảo
Vị trí văn phòng ảo
Giá thuê văn phòng ảo cũng không quá cao nên việc lựa chọn văn phòng ảo có vị trí tại các quận trung tâm, thuận tiện đi lại là điều dễ dàng. Văn phòng sở hữu vị trí đắc địa sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn, chuyên nghiệp hơn, nâng tầm giá trị, tạo sự uy tín và khách hàng cũng tìm đến bạn dễ dàng hơn.
Hiện nay, các văn phòng ảo quận 1, quận Bình Thạnh, quận Phú Nhuận, quận Tân Bình đang được rất nhiều khách hàng lựa chọn vì vừa có mức giá phải chăng, vừa có vị trí đắc địa thuận lợi cho việc di chuyển.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, am hiểu pháp luật
Một điều cũng cực kỳ quan trọng đó là lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo. Một công ty chuyên nghiệp, uy tín và làm theo các quy định của pháp luật thì bạn sẽ không cần phải lo lắng sẽ gặp bất cứ vấn đề gì khi hoạt động kinh doanh. Ngược lại, nếu bạn chọn công ty không uy tín, bạn sẽ rất dễ vướng vào những rắc rối không đáng có.
Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Đội ngũ lễ tân là bộ phận cực kỳ quan trọng với 1 doanh nghiệp thuê văn phòng ảo. Bởi vì khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn sẽ không làm việc tại văn phòng đó. Chỉ khi tiếp khách bạn mới lên văn phòng và bộ phận lễ tân chính là người hỗ trợ bạn tiếp khách hàng. Hình ảnh công ty có chuyên nghiệp, có gây ấn tượng được với khách hàng và đối tác hay không cũng một phần nhờ vào bộ phận lễ tân.
Vậy nên, cần ưu tiên chọn những bên có bộ phận lễ tân chuyên nghiệp, thông thạo ngoại ngữ thì càng tốt. Tránh những sai sót không đáng có làm giảm đi sự hài lòng của khách hàng.
Đọc kỹ những điều khoản, điều kiện trong hợp đồng
Nhiều công ty văn phòng ảo không uy tín sẽ có những mánh khóe, điều khoản không rõ ràng. Chỉ khi gặp phải sự cố khi sử dụng dịch vụ thì mới phát hiện được. Nếu bạn không đọc kỹ các điều kiện trong hợp đồng thì chính doanh nghiệp của bạn là người chịu thiệt thòi.
Vì vậy, lựa chọn những công ty lâu năm và uy tín trong ngành sẽ giúp bạn yên tâm hơn để sử dụng dịch vụ, tránh được những rủi ro không đáng có.
Bảo mật thông tin tuyệt đối, tránh bị rò rỉ
Một tiện ích của văn phòng ảo đó là nhận bưu phẩm/thư từ giúp doanh nghiệp. Nhưng với các bên dịch vụ văn phòng ảo không uy tín thì đó có thể là rủi ro của doanh nghiệp. Bởi có nguy cơ họ sẽ làm rò rỉ thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Giá cả tương xứng với chất lượng dịch vụ
Để đánh giá được chất lượng dịch vụ nhận được có tương xứng với chi phí bỏ ra hay không thì bạn có thể cân nhắc tới các yếu tố như: vị trí văn phòng, không gian làm việc, đội ngũ lễ tân, dịch vụ chăm sóc khách hàng, thiết bị máy móc…Tùy vào nhu cầu thì bạn có thể cân nhắc các yếu tố trên để phù hợp nhất.
Các tiện ích, dịch vụ đi kèm
Một số tiện ích đi kèm bắt buộc phải có cho một gói cho thuê văn phòng ảo là:
- Phòng khách đón tiếp đối tác và khách hàng
- Lễ tân nghe gọi điện thoại
- Phòng họp
- Đặt bảng tên
- Nhận thư từ, bưu phẩm
- Chỗ ngồi, số fax….
Bạn nên lưu ý khi chọn thuê văn phòng ảo quá rẻ vì nó sẽ không đi kèm với một số tiện ích cần thiết. Và một khi bạn sử dụng tới các dịch vụ khác thì giá của nó sẽ cao hơn gấp nhiều lần. Bạn nên cân trọng để thuê được dịch vụ tốt với giá tốt nhất nhé!
Replus cho thuê văn phòng ảo uy tín với 10 năm hoạt động
Đến đây thì chắc hẳn bạn đã tự có câu trả lời cho câu hỏi có nên thuê văn phòng ảo hay không rồi đúng không nào? Hy vọng qua những thông tin Replus cung cấp ở trên có thể giúp cho các bạn hiểu thêm về mô hình này.
Chúc bạn có thể lựa chọn được mô hình văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của mình nhé! Nếu bạn cần thuê văn phòng ảo hãy liên hệ ngay cho Replus nhé.
Replus là đơn vị cho thuê uy tín cùng giá cả cạnh tranh với hơn 10 năm hoạt động trong ngành. Vậy nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi chọn Replus. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ cho bạn.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
