Các công ty mới thành lập thường phải đối mặt với một số thách thức khi hoàn thành các hoạt động kinh doanh nói chung và lập hóa đơn nói riêng. Vậy các bước đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế cho doanh nghiệp mới như thế nào?
Một trong những yêu cầu pháp lý thiết yếu đối với doanh nghiệp là đăng ký thủ tục đặt in và phát hành hóa đơn. Replus sẽ tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập trong bài viết dưới đây nhằm nâng cao tính chủ động cho các doanh nghiệp này.
Vì sao phải làm thông báo phát hành hóa đơn?
Tổ chức trước khi sử dụng và phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập thì trước hết phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Bộ Tài chính nêu cụ thể tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức lập hóa đơn điện tử trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải lập thông báo tạo hóa đơn và chuyển đến cơ quan thuế ngay lập tức.
Việc sử dụng hóa đơn mà không lập thông báo phát hành hóa đơn là hành vi bị nghiêm cấm và có thể phải chịu hậu quả pháp lý.
Quy định cần biết khi làm thông báo phát hành hóa đơn?
Khi tạo thông báo phát hành hóa đơn, trước tiên bạn phải tìm hiểu về quy định của pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo thủ tục đơn giản, nhanh chóng. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập cần đáp ứng các điều kiện cần thiết sau:
- Thông tin về tổ chức phát hành: Tên tổ chức phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại…
- Thông tin chi tiết về loại hóa đơn đã phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, thông báo phát hành số hóa đơn, ngày tháng năm phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu đơn vị.
Hãy nhớ bao gồm chữ ký điện tử của tổ chức phát hành trong nội dung của thông báo phát hành hóa đơn nếu bạn đang gửi cho cơ quan thuế bằng phương thức điện tử bằng cách sử dụng cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Thời gian gửi thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn mẫu lần đầu phải gửi ngay cho cơ quan thuế kiểm soát chậm nhất hai ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và niêm yết công khai tại chi cục. Trường hợp hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức kinh doanh thanh khoản hợp đồng đặt in để tránh bị phạt.
Đối với các trường hợp như:
- Các đơn vị, chi nhánh trực thuộc tổ chức phải gửi Thông báo phát hành đến cơ quan thuế nếu sử dụng cùng mẫu hóa đơn với tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng.
- Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn với tổ chức nhưng tổ chức khai thuế giá trị gia tăng thay cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải lập hóa đơn.
Cần chuẩn bị gì cho đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập?
Hóa đơn điện tử là một trong những công nghệ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp phải thực hiện khi bắt đầu kinh doanh.
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và nhanh chóng:
- Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định của pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực để ký khi lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
- Sở hữu công nghệ kết nối internet, đường truyền có khả năng kê khai, lưu giữ hóa đơn điện tử.
- Tạo cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm theo yêu cầu hoặc làm việc với nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáng tin cậy có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô lớn, được chứng nhận về an toàn và bảo mật.
- Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập luôn hỗ trợ khách hàng 24/7 để nếu có vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh chóng.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đã đáp ứng các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: Thông báo phát hành hóa đơn, Quyết định sử dụng hóa đơn và Hóa đơn điện tử theo mẫu. Lưu ý rằng, hồ sơ đăng ký phải là bản scan và được đưa chung vào 1 bản dưới dạng Word.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HDĐT Phụ lục IA theo Nghị định 123 và gửi đến cho cơ quan thuế. Trong HDĐT bạn phải thực hiện đầy đủ các ý chính sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và điền các thông tin bao gồm: tên người nộp, mã số thuế, địa chỉ liên hệ…
- Tick lựa chọn loại hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã
- Tick lựa chọn sử dụng hình thức hóa đơn phải trả tiền dịch vụ hoặc không phải
- Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu
- Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…
Bước 2: Cổng thông tin sẽ gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh… qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập
Bước 3: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế thông báo điện tử cho doanh nghiệp về việc chấp thuận, từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IV ban hành kèm theo với Nghị định 123.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về nội dung hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập của bài viết trên có thể liên hệ trực tiếp với Replus qua số Hotline của chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
