Văn phòng ảo đang trở thành một giải pháp đột phá giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán đau đầu về chi phí trong những bước đầu thành lập hoặc khảo sát thị trường. Song, bài toán chi phí được giải quyết không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát triển, bên cạnh đó vấn đề thời gian cũng là một thách thức lớn được đặt ra. Hiểu được điều đó nên Replus dành cho quý khách những kinh nghiệm quản lý thời gian khi làm việc tại văn phòng ảo TP.HCM, mong sẽ giúp ích được cho quý khách!
Tìm hiểu văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa điểm giao dịch của doanh nghiệp, hay còn gọi là văn phòng đại diện mà trong đó đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực điện thoại và chuyển thông tin cho bên thuê.
Dịch vụ văn phòng ảo ngoài cung cấp địa chỉ giao dịch cố định còn cung cấp các tiện ích: phòng họp, lễ tân, bảng hiệu công ty, số điện thoại, số fax… Bỏ ra khoản đầu tư nhỏ nhưng lại thu về những lợi nhuận lớn, văn phòng ảo gần như một văn phòng công ty thực thụ. Quả thật đây là lựa chọn tuyệt vời cho các startup cũng như doanh nghiệp mới thành lập.
Tính chất dịch vụ văn phòng ảo
Đầu tiên phải kể đến là vị trí đắc địa của văn phòng ảo, nằm ở những cửa ngõ chiến lược trong trung tâm thành phố với các tuyến đường sầm uất. Chẳng lạ gì khi bạn search “văn phòng ảo tphcm” trên google thì lượt tìm kiếm “văn phòng ảo quận 1” luôn giữ vị trí top. Những con số địa chỉ tài lộc, đặc biệt về dịch vụ văn phòng ảo vẫn chưa bao giờ “hạ nhiệt”.
Tiếp theo, bởi tính chất tự do, thoải mái trong việc lựa chọn địa điểm cũng như thời gian làm việc, dịch vụ văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng và thăm dò thị trường. Đồng thời, khả năng tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp được nâng cao vì các vấn đề về lễ tân, cơ sở vật chất, an ninh đã được đơn vị cho thuê bảo đảm.
Đặc biệt nổi bật đặc trưng mà chỉ có văn phòng ảo mới có là khả năng linh động trong công việc: cả về thời gian và địa điểm. Tại bài viết này, Replus sẽ đề cập chính yếu vào khả năng sắp xếp linh hoạt của thời gian.
Tại sao phải phải quản lý thời gian khi làm việc tại văn phòng ảo?
Vốn dĩ môi trường như dịch vụ văn phòng ảo thường không có sự theo dõi, giám sát liên tục từ cấp trên như: sếp, quản lý. Nhân viên có thể thoải mái chọn địa điểm để đi làm như: một góc quán cà phê quen thuộc, hay cuộn tròn trong chăn gõ laptop. Thoải mái luôn trong việc chọn giờ giấc để bắt đầu công việc, miễn sao họ đảm bảo được tiến độ công việc cho công ty.
Song chính bởi sự thoải mái và có phần “tùy hứng” lại dễ khiến con người rơi vào trạng thái trì trệ và “5 phút nữa, tôi sẽ làm việc ngay”. Mô hình văn phòng ảo đòi hỏi người làm việc phải có kỹ năng sắp xếp thời gian để đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc. Hạn chế tối đa trường hợp nước đến chân mới nhảy.
Trong thực tế, quản lý thời gian được xem là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt trong môi trường làm việc linh hoạt về thời gian như văn phòng ảo thì kỹ năng này lại cần thiết hơn bao giờ hết. Quản lý thời gian giúp sắp xếp các công việc theo trình tự khoa học, đảm bảo không việc nào từ lớn nhất đến nhỏ nhất không bị bỏ sót, tinh thần người làm việc cũng nhờ đó mà phấn chấn và hứng khởi hơn mỗi khi bắt tay vào làm.
Kinh nghiệm quản lý thời gian khi làm việc tại văn phòng ảo TP. HCM
Xác định mục tiêu và lượng công việc phải giải quyết
Trước khi làm thời gian biểu cho công việc, bạn phải hiểu trong vòng 24 tiếng, trừ 7 tiếng ngủ, 1 tiếng nghỉ trưa, 4 tiếng sinh hoạt cá nhân thì 12 tiếng còn lại bạn phải làm lượng công việc như thế nào? Việc quan trọng đặt lên trước, nhẹ nhàng xếp phía sau. Tính toán lượng thời gian chi tiết cho từng công việc và thiết kế hẳn hoi một lịch trình cụ thể, check list liên tục để đảm bảo đúng deadline khi làm việc tại văn phòng ảo.
Tập trung cho công việc
Chính bởi môi trường làm việc tự do của văn phòng ảo. Việc tùy ý chọn làm việc tại nhà hoặc quán cà phê nên bạn rất dễ bị xao nhãng bởi các thông báo từ mạng xã hội, tiếng ồn của người khác hoặc xe cộ. Một thói quen rất đặc trưng của số đông người đi làm là lâu lâu nghỉ tay lướt facebook, zalo một chút cho “đỡ nhớ”. Thói quen này và sự tác động khách quan bên ngoài ảnh hưởng rất nhiều đến quỹ thời gian làm việc tại văn phòng ảo của bạn.
Mấu chốt ở đây, bạn cần hiểu thời gian là vàng bạc. Tập trung là cách tốt nhất để bạn không lãng phí “vàng bạc” và sức lực của chính mình. Luyện tập khả năng chú tâm cao độ vào làm việc sẽ giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả. Sau khoảng thời gian “năng suất” đó, bạn có thể tự thưởng cho mình một bản nhạc thư giãn hay một cốc cà phê ấm. Làm việc tại văn phòng ảo như vậy rất tuyệt phải không?
Có quỹ thời gian dự phòng
Trong công việc luôn có những trường hợp bất ngờ xảy ra như sếp yêu cầu nộp kết quả công việc gấp để chạy kịp tiến độ công ty, đặc biệt chuyện này càng phổ biến đối với doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Việc sắp xếp trước một khoảng thời gian trống sẽ giúp bạn không bị luống cuống trong những tình huống gấp gáp. Tốt nhất là bạn nên hoàn thành công việc trước deadline khoảng 4 ngày để dự phòng, vừa có thời gian chỉnh sửa, thong thả đầu óc, lại sẵn sàng tinh thần chinh chiến tiếp “núi deadline”.
Sử dụng phần mềm quản lý thời gian
Ngoài những cách trên thì bạn có thể sử dụng các phần mềm thông minh hiện nay quản lý thời gian hiệu quả như: Assan, Google Keep, Gtask… Các phần mềm này hỗ trợ bạn quản lý công việc hiệu quả, lại hoàn toàn miễn phí cho người sử dụng hiện nay. Văn phòng ảo đi kèm cùng phần mềm quản lý thời gian là một sự kết hợp tuyệt vời của công nghệ và gói văn phòng thông minh. Bạn sợ não cá vàng? Yên tâm, đã có các ứng dụng ghi nhớ giúp bạn!
Kết
Quản lý thời gian luôn là một thách thức dành cho mỗi cá nhân, đặc biệt càng khó khăn hơn cho các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Bên cạnh việc tận dụng các gói văn phòng ảo giá rẻ, văn phòng ảo HCM thì việc tận dụng các kỹ năng quản lý thời gian cũng là một điều vô cùng quan trọng. Hi vọng những phân tích trên của Replus đã giúp được quý khách phần nào trong việc hỗ trợ tối đa hiệu quả làm việc của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
