Họp là những dịp cực kỳ quan trọng để tất cả các thành viên trong công ty có thể trao đổi, trình bày, đưa ra một quyết định nào đó trong công việc.
Bạn được giao trọng trách đảm nhận tổ chức cuộc họp lần này sao?
Hãy tham khảo bài viết của Replus để tổ chức một cuộc họp tròn vẹn nhé!
6 “CHÌA KHÓA” GIÚP CUỘC HỌP TRỞ NÊN HIỆU QUẢ
Đặt mục tiêu và thiết lập nội dung
Mỗi một cuộc họp là một sự mong muốn mang đến những nội dung tốt đến người tham dự. Để có thể truyền đạt tốt nhất, việc chuẩn bị nội dung từ trước là không thể thiếu.
Đầu tiên bạn cần thiết lập những mục tiêu của bạn dành cho mọi người, rằng họ sẽ có thể biết được gì và cảm thụ được những gì sau cuộc họp. Từ đó, bạn sẽ làm một nội dung phù hợp.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp cho các Sếp, bạn cần kiểm tra nội dung và đưa nội dung cho các Sếp trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất một ngày.
>> Tham khảo: Top 5 dịch vụ cho thuê phòng họp Bình Thạnh
Thiết lập danh sách khách mời cho cuộc họp và xác định những khách mời
Lựa chọn những khách mời phù hợp sẽ mang lại một cuộc họp sôi động, tạo cảm hứng cho người thuyết trình. Để tránh tình trạng “người nói, người ngơ” trong cuộc họp, tốt nhất chúng ta nên đưa ra những quyết định sáng suốt ngay từ đâu.
Một cuộc họp dưới 10 người thường sẽ mang lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình tổ chức. Nhưng trong một số các trường hợp đặc biệt khác, số lượng cũng sẽ không quan trọng nếu đó không thiên về bàn luận.
Kiểm soát thời gian diễn ra cuộc họp.
Bạn cần làm một timeline rõ ràng về các khoảng thời gian diễn ra trong một cuộc họp. Mục đích là để bảo đảm rằng cuộc họp sẽ diễn ra và kết thúc thật đúng giờ. Tránh tình trạng ảnh hưởng đến lịch trình của khách tham gia.
Ngoài ra việc cuộc họp được đảm bảo về thời gian cũng thể hiện rằng bạn là một người có tố chất quản trị lẫn sự chuyên nghiệp của buổi họp.
Chuẩn bị phòng họp
Bạn phải bảo đảm rằng tất cả những thiết bị sử dụng, phục vụ cho buổi họp luôn trong tình trạng sử dụng được và sạch sẽ. Tránh tình trạng thiết bị không thể mở khi buổi họp bắt đầu diễn ra.
Máy lạnh phải được mở trước, và các thiết bị phải được mở trươc khi cuộc bọp bắt đầu
Trang bị nước đóng chai, thức ăn nhẹ cho những buổi họp kéo dài và cả nước ép nếu như là một buổi gặp gỡ đối tác quan trọng.
Bám sát chủ đề và mục tiên buổi họp
Việc truyền đạt những nội dung được chuẩn bị từ trước sẽ là hướng đi tốt nhất. Phá cách sẽ cần phải nằm trong giới hạn để tránh đi lệch ra khỏi nhừng điều muốn cung cấp cho người tham gia.
Thuyết trình viên cần phải chắc chắn cả về thời gian lẫn nội dung vì những thứ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng vẫn sẽ tốt hơn là ngẫu hứng tức thì.
Tổng kết ý tưởng của cuộc họp và các nội dung chính
Đừng ngại dành ra 10-15 phút cho việc tổng kết về nội dung của cuộc họp. Một trong những minh chứng khoa học cho thấy, việc nghe và không ghi chép các thông tin sẽ chỉ giúp người nghe ghi nhớ 20% thông tin được kết nạp.
Việc tóm tắt lại nội dung sẽ là bước quan trọng để gây ấn tượng và khắc sâu nội dung vào tâm trí người nghe.
Hy vọng những chia sẻ ngắn gọn của Replus sẽ giúp cho cuộc họp của bạn được thành công tốt đẹp.
?? Nếu bạn là một doanh nghiệp chưa có phòng họp khang trang để tiếp đón các khách hàng, hãy tham khảo dịch vụ cho thuê phòng họp của Replus. Chúng tôi tin chắc bạn sẽ có những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Replus.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và cho thuê văn phòng. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
