6 Điều giúp cuộc họp trở nên hiệu quả

Họp là những dịp cực kỳ quan trọng để tất cả các thành viên trong công ty có thể trao đổi, trình bày, đưa ra một quyết định nào đó trong công việc.

Bạn được giao trọng trách đảm nhận tổ chức cuộc họp lần này sao?

Hãy tham khảo bài viết của Replus để tổ chức một cuộc họp tròn vẹn nhé!

 

6 “CHÌA KHÓA” GIÚP CUỘC HỌP TRỞ NÊN HIỆU QUẢ

phòng họp
Phòng họp tiện nghi của Replus

Đặt mục tiêu và thiết lập nội dung

Mỗi một cuộc họp là một sự mong muốn mang đến những nội dung tốt đến người tham dự. Để có thể truyền đạt tốt nhất, việc chuẩn bị nội dung từ trước là không thể thiếu.

Đầu tiên bạn cần thiết lập những mục tiêu của bạn dành cho mọi người, rằng họ sẽ có thể biết được gì và cảm thụ được những gì sau cuộc họp. Từ đó, bạn sẽ làm một nội dung phù hợp.

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp cho các Sếp, bạn cần kiểm tra nội dung và đưa nội dung cho các Sếp trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất một ngày.

>> Tham khảo: Top 5 dịch vụ cho thuê phòng họp Bình Thạnh

Thiết lập danh sách khách mời cho cuộc họp và xác định những khách mời

Lựa chọn những khách mời phù hợp sẽ mang lại một cuộc họp sôi động, tạo cảm hứng cho người thuyết trình. Để tránh tình trạng “người nói, người ngơ” trong cuộc họp, tốt nhất chúng ta nên đưa ra những quyết định sáng suốt ngay từ đâu.

Một cuộc họp dưới 10 người thường sẽ mang lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình tổ chức. Nhưng trong một số các trường hợp đặc biệt khác, số lượng cũng sẽ không quan trọng nếu đó không thiên về bàn luận.

cho thuê phòng họp
phòng họp thoáng đãng, tăng cảm hứng

Kiểm soát thời gian diễn ra cuộc họp.

Bạn cần làm một timeline rõ ràng về các khoảng thời gian diễn ra trong một cuộc họp. Mục đích là để bảo đảm rằng cuộc họp sẽ diễn ra và kết thúc thật đúng giờ. Tránh tình trạng ảnh hưởng đến lịch trình của khách tham gia.

Ngoài ra việc cuộc họp được đảm bảo về thời gian cũng thể hiện rằng bạn là một người có tố chất quản trị lẫn sự chuyên nghiệp của buổi họp.

Chuẩn bị phòng họp

Bạn phải bảo đảm rằng tất cả những thiết bị sử dụng, phục vụ cho buổi họp luôn trong tình trạng sử dụng được và sạch sẽ. Tránh tình trạng thiết bị không thể mở khi buổi họp bắt đầu diễn ra.

Máy lạnh phải được mở trước, và các thiết bị phải được mở trươc khi cuộc bọp bắt đầu

Trang bị nước đóng chai, thức ăn nhẹ cho những buổi họp kéo dài và cả nước ép nếu như là một buổi gặp gỡ đối tác quan trọng.

cuộc họp
phòng họp

Bám sát chủ đề và mục tiên buổi họp

Việc truyền đạt những nội dung được chuẩn bị từ trước sẽ là hướng đi tốt nhất. Phá cách sẽ cần phải nằm trong giới hạn để tránh đi lệch ra khỏi nhừng điều muốn cung cấp cho người tham gia.

Thuyết trình viên cần phải chắc chắn cả về thời gian lẫn nội dung vì những thứ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng vẫn sẽ tốt hơn là ngẫu hứng tức thì.

Tổng kết ý tưởng của cuộc họp và các nội dung chính

Đừng ngại dành ra 10-15 phút cho việc tổng kết về nội dung của cuộc họp. Một trong những minh chứng khoa học cho thấy, việc nghe và không ghi chép các thông tin sẽ chỉ giúp người nghe ghi nhớ 20% thông tin được kết nạp.

Việc tóm tắt lại nội dung sẽ là bước quan trọng để gây ấn tượng và khắc sâu nội dung vào tâm trí người nghe.

Hy vọng những chia sẻ ngắn gọn của Replus sẽ giúp cho cuộc họp của bạn được thành công tốt đẹp.

?? Nếu bạn là một doanh nghiệp chưa có phòng họp khang trang để tiếp đón các khách hàng, hãy tham khảo dịch vụ cho thuê phòng họp của Replus. Chúng tôi tin chắc bạn sẽ có những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời.

 

Bài viết cùng chủ đề

Top 5+ địa chỉ cho thuê văn phòng Quận 5 chất lượng đáng để sử dụng

Hiện nay, khi bối cảnh kinh tế đang không ngừng phát triển dẫn đến việc nhiều công ty mở rộng hoạt động bằng cách mở thêm các chi nhánh nhằm đảm bảo tiến độ công việc. Do đó, việc tìm kiếm văn phòng cho thuê đã trở thành một trong...

Quy định về thành lập doanh nghiệp 2024 mà bạn nên biết

Luật Doanh nghiệp 2020 đã đơn giản hóa thủ tục thành lập doanh nghiệp, cho phép các doanh nhân tiết kiệm chi phí và thời gian khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi phổ biến nhất mà Replus luôn nhận được từ các khách hàng chuẩn bị khởi...

Top 10+ quán cà phê cho thuê phòng họp được ưa chuộng nhất TP.HCM

Lĩnh vực F&B đã phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự xuất hiện của một số mô hình kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh cà phê. Với công việc kinh doanh "cơ bản" và trí tưởng tượng của người sáng lập, nhiều mô hình cà phê ra đời để...

Thành lập doanh nghiệp tại Australia chỉ từ 595.000/tháng

Trong suốt 50 năm qua, mối quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam - Australia đã từng bước phát triển mạnh mẽ, đi vào chiều sâu, bền vững và thiết thực. Đây là tiền đề vững chắc để Replus bứt phá, tiến ra thị trường quốc tế, định vị bản...

30+ câu chúc Tết crush siêu dễ thương và tình cảm

Dịp Tết không chỉ là thời điểm để gửi những câu chúc ấm áp đến gia đình và bạn bè mà còn là cơ hội tuyệt vời để thể hiện tình cảm đặc biệt thông qua những câu chúc Tết crush. Nhiều người tận dụng cơ hội này để truyền...

Local Brand là gì? Top 10 Local Brand giá rẻ Việt Nam

Mười năm trước, khi ai nhắc đến "thương hiệu" thì người ta chủ yếu nghĩ đến mấy ông khổng lồ như Coca-Cola, Apple, đúng không? Nhưng chuyện hay ho đang diễn ra ngay trước mắt chúng ta, đó chính là việc thời đại của local brand trở nên bùng nổ!...
Nội dung