Văn phòng ảo: Chìa khóa thành công của HR Inspire

Văn phòng ảo đang là 1 trong những xu hướng nổi bật được các doanh nghiệp trong giai đoạn 2015-2020 bởi những lợi ích thiết thực mà mô hình này đem lại như: tiết kiệm từ 60% đến 96% chi phí, sở hữu vị trí trung tâm, giảm nhân sự, điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng, phát triển thương hiệu chuyên nghiệp… Nhưng để điều hành và sử dụng hết công năng của văn phòng ảo cũng như cân bằng giữa mô hình văn phòng truyền thông là điều không phải dễ dàng.

Thành công đến từ sự đánh đổi

2014 là giai đoạn khó khăn với các công ty tư vấn khi thị trường rơi vào trạng thái bão hòa và phân mảnh. Thậm chí với cả những công ty lớn nhất từng dẫn đầu thị phần với 60-70% cũng sụt giảm nhanh chóng ở mức trung bình 20%. Đứng trước tình hình đó, Debby Carreau- CEO của Inspire HR đã có một bước đi táo bạo: Đóng cửa văn phòng cũ tại tòa nhà đắt đỏ ở Calgary, chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa thông qua vận hành văn phòng ảo.

Inspire HR sử dụng văn phòng ảo

Mặc dù việc điều hành từ xa phải đối mặt với nhiều thách thức mới như dẫn đến chia nhỏ và phân tán đội ngũ nhân viên, xóa bỏ sự tương tác trực tiếp như ở môi trường làm việc truyền thống, tuy nhiên với sự điều hành khéo léo và công nghệ hiện đại, Debby Carreau đã cân bằng được các yếu tố con người và công việc thông qua một lịch trình quản lí linh hoạt, tối ưu với công nghệ điện toán đám mây. Họ cũng thường xuyên tổ chức những cuộc họp giữa các nhân viên tại các thành phố khác nhau thông qua video chat, và dựa vào dữ liệu người dùng để đáp ứng “thời khóa biểu” của các công ty đối tác.

 

Quyết định này trước mắt đã giúp Inspire HR cắt giảm khoản thuê văn phòng hàng tháng, giúp nhân viên cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. Sự kết nối với khách hàng cũng được nâng cao và những yếu tố đó đã giúp Inspire HR giành lại thị phần của mình.

 

Một ví dụ thành công cho mô hình kinh doanh này là Mozzila. Tập đoàn Mozilla nổi tiếng với trình duyệt Firefox là một trong những công ty đầu tiên sử dụng mô hình văn phòng ảo để điều hành chuỗi kinh doanh đa quốc gia của mình. Nền tảng của họ được xây dựng trên sự hợp tác toàn cầu và đổi mới, vì vậy nên hầu hết các vị trí tuyển dụng là dành cho những nhân viên làm việc từ xa. Với đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng làm việc tại 30 quốc gia, Mozzila đã tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và linh động nhưng vẫn đảm bảo phục vụ trực tiếp khách hàng 24/24 thông qua việc đặt văn phòng đại diện ảo. Cách điều hành thông minh này giúp họ giảm 40% chi phí con người và những khoản đầu tư không cần thiết vào trang thiết bị văn phòng, và Mozzila sử dụng khoản tiết kiệm ấy vào việc chiêu mộ, giữ chân những nhân viên tài năng.

mozilla sử dụng mô hình văn phòng ảo

Lựa chọn mô hình văn phòng ảo làm việc từ xa không chỉ tồn tại ở các công ty đa quốc gia mà nó đã mở rộng đến các doanh nghiệp Việt Nam. Xu hướng kinh doanh thương mại điện tử và hội nhập WTO là động lực để các công ty nội địa chuyển hướng sang một môi trường làm việc linh động, không còn gò bó trong môi trường văn phòng truyền thống.

 

Tuy nhiên để thành công với mô hình này, chúng tôi có một số lời khuyên cho bạn:

Tuyển chọn nhân viên phù hợp

Mô hình kinh doanh với văn phòng ảo đem lại sự linh động cho nhân viên của bạn, nhưng nó cũng là con dao hai lưỡi. Việc chuyển đổi từ môi trường văn phòng truyền thống sang làm việc tự do tại nhà hoặc bất kì đâu và không có sự giám sát trực tiếp của cấp trên dễ dẫn đến tình trạng năng suất kém hoặc thiếu tập trung.

nhân viên phù hợp với mô hình văn phòng ảo

Vì vậy, bạn cần phải xác định các yếu tố cần thiết mà nhân viên cần phải có để thích nghi với “cuộc cách mạng” này như một tinh thần làm việc chủ động và lúc nào cũng ở trong tư thế sẵn sàng “tác chiến”.

Công nghệ là công cụ hỗ trợ tốt, nhưng không phải là yếu tố quyết định

Những giải pháp công nghệ giúp bạn có thể ở một nơi nhưng quản lí bộ máy công ty taị nhiều khu vực. Sự phát triển của các phần mềm quản lý như CRM, ERP đem đến cho bạn năng suất cao hơn và rủi ro thấp hơn.

công nghệ khi sử dụng mô hình văn phòng ảo

Tuy nhiên như chúng tôi đã nói ở trên, con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Duy trì thường xuyên những cuộc họp online và dành thời gian offline bằng các việc tổ chức cuộc gặp mặt, trò chuyện cho nhân viên của bạn để tăng cường giám sát cũng như củng cố tinh thần làm việc cho đội ngũ của bạn

Văn phòng ảo kết hợp văn phòng truyền thống

Văn phòng ảo hay văn phòng truyền thống đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Thật tuyệt vời khi công ty của bạn có thể kết hợp cả hai yếu tố đó. Tuy nhiên với đặc điểm 98% doanh nghiệp Việt Nam là quy mô siêu nhỏ,nhỏ và vừa thì việc sở hữu cả 2 yếu tố trên không phải là điều dễ dàng.

Nếu bạn chưa biết văn phòng ảo là gì, hãy xem bài viết này

nhân viên Replus

Vì vậy, một giải pháp văn phòng ảo trọn gói kết hợp chỗ ngồi làm việc, văn phòng làm việc và phòng họp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được trạng thái cân bằng.

SHARE