3 Điều doanh nghiệp cần lưu ý để tránh ngờ vực văn phòng ảo

Xuất hiện tại Việt Nam từ những năm 2006, mô hình văn phòng ảo trở thành sự thay thế gần như hoàn hảo một văn phòng truyền thống cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí.

 

Tuy nhiên tính đến nay, sau hơn 1 thập kỉ du nhập vào thị trường Việt, nhiều người vẫn còn thái độ e ngại và hoài nghi đối với những doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Vậy lí do là gì?

1. Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu mô hình văn phòng ảo

Với mô hình văn phòng truyền thống, cả một bộ máy bao gồm xưởng sản xuất, quản lí, nhân viên… đều tập trung tại một khu vực, văn phòng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Còn với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải tập trung mọi nguồn lực vào một địa chỉ duy nhất mà chỉ xem đó là 1 địa điểm để giao dịch và tiếp đối tác.

 

nhân viên replus

 

Mức giá dao động 300.000 – 3.000.000VND/tháng đã bao gồm trọn gói các tiện nghi: địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế…, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ không tốn thời gian và chi phí vào các hoạt động hành chính, dành nguồn lực để tập trung tối đa vào công việc kinh doanh.

 

Vì vậy, mô hình văn phòng ảo hiện nay rất được ưa chuộng bởi các công ty có quy mô nhỏ, các công ty nước ngoài, doanh nghiệp mở rộng chi nhánh hoặc kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử, vốn chỉ cần 1 địa điểm để hợp thức hóa giấy phép kinh doanh và các giao dịch tiếp đối tác.

2. Tại sao khách hàng nghi ngờ doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo?

Pháp luật Việt Nam hiện nay không có nội dung quy định cấm mô hình văn phòng ảo, do đó, các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có thể hoàn toàn an tâm về tính chất pháp lí của loại hình này. Tuy nhiên, nhiều khách hàng của doanh nghiệp vẫn chưa mở lòng với loại hình dịch vụ này vì nhiều lí do:

 

Tính chất của tên gọi ”văn phòng ảo“ : Chính vì chữ ”ảo“ khiến khách hàng có cảm giác không thực, hoài nghi về tính chất pháp lí của doanh nghiệp sử dụng loại hình văn phòng này.

 

Tính chất văn phòng đại diện: Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như một văn phòng đại diện ở những địa điểm trung tâm để thuận tiện giao dịch. Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp sẽ không hoặc chỉ duy trì một bộ phận nhân sự nhất định, thường là bộ phận bán hàng để tiếp khách, còn các hoạt động phía sau của doanh nghiệp sẽ diễn ra tại nhiều địa điểm khác, có khi là tại nhà.

 

pháp lý văn phòng ảo Replus

 

Vì vậy, nhiều khách hàng cảm thấy ”bị lừa“ và nghi ngờ năng lực doanh nghiệp khi tại một cao ốc hạng sang, hàng chục doanh nghiệp có thể đồng sở hữu địa chỉ kinh doanh tại 1 văn phòng 50m2.

 

Ngoài ra, nhiều tin tức cho rằng thực trạng mua bán hóa đơn, trốn thuế, doanh nghiệp “ma” xuất phát từ những doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng ảo. Điều này là hoàn toàn không có căn cứ và không có bất kì con số thống kê nào chứng minh. Trước khi có sự xuất hiện của văn phòng ảo, tại nhiều doanh nghiệp vẫn xảy ra các tình trạng tiêu cực như trên.

 

Nếu vì lí do đó mà các cơ quan chức năng xiết chặt quy định về trụ sở của mô hình văn phòng ảo thì chưa đủ sức thuyết phục và gây thiệt thòi cho các nhà kinh doanh chân chính.

3. Cần làm gì để tránh những suy nghĩ tiêu cực của khách hàng về văn phòng ảo?

Theo luật sư Hồ Anh Khoa, ở góc độ khách hàng, việc nghi ngờ về hoạt động doanh nghiệp cho dù là bất kì loại hình doanh nghiệp nào đều là cần thiết trước khi đặt bút kí kết giao dịch. Tuy nhiên để hạn chế suy nghĩ tiêu cực của khách hàng, ông cũng đưa ra một số gợi ý:

Về phía cơ quan chức năng:

Điều quan trọng nhất không phải là doanh nghiệp đặt trụ sở tại đâu, mà là vấn đề về con người. Mỗi doanh nghiệp đều có người đại diện pháp luật và người này sẽ chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan chức năng nên tập trung tiếp cận và thường xuyên kiểm tra định kì thông qua người đại diện này.

Về phía doanh nghiệp:

Để tránh tâm lí nghi ngờ “ người 1 bên của 1 nẻo”, doanh nghiệp nên giải thích rõ cho khách hàng ngay lần đầu đến văn phòng về đặc thù, phương thức hoạt động bên mình. Sắp xếp thực hiện một vài công đoạn ban đầu, tránh tiếp nhận yêu cầu từ một nơi nhưng lại chuyển hết sang một đơn vị nơi khác để xử lí.

 

Replus - tiện ích văn phòng ảo

 

Thay vì sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đơn thuần làm trụ sở, doanh nghiệp nên lựa chọn gói dịch vụ có kèm chỗ ngồi làm việc để đảm bảo luôn có nhân viên tiếp túc trực tại văn phòng tiếp đối tác hoặc các đợt kiểm tra của cơ quan chức năng.

 

Thực tế, đi kèm với nhu cầu thuê văn phòng ngày càng tăng và được dự đoán sẽ thiếu hụt trong năm 2018, số lượng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo cũng ngày càng nở rộ. Bên cạnh việc ưu tiên địa chỉ kinh doanh đẹp, các chủ doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp.

SHARE